Что такое спецификация к договору: образцы документов. УДАЛИ

Когда заключается договор

Купля-продажа товаров, оказание услуг, выполнение работ являются основными характерными операциями предпринимательской деятельности. Любая сделка требует исполнения договорных обязательств. ГК РФ допускает заключение договора в устной форме, если письменная форма не установлена ​​как обязательная (статьи 158 и 434 ГК РФ). Письменная форма договорных обязательств предпочтительнее, поскольку позволяет договориться на условиях, удовлетворяющих обе стороны сделки. Условия подробно формулируются в приложении или в тексте договора. Договор считается заключенным, если с ним согласны все существенные стороны:

• стороны сделки (например, поставщик и покупатель);
• с учетом договорных обязательств;
• сроки (передача товара покупателю, оказание услуг по выполнению работ) и др.

Статья 429.1 ГК РФ допускает заключение рамочного договора. Согласитесь с общими условиями, которые более подробно указаны в заключительных приложениях. Рамочные договорные обязательства согласовываются в течение длительного периода времени. Они подходят, если предполагается долгосрочное сотрудничество, например:

• пакетные поставки, для которых точное наименование товара устанавливается позже или перечень товаров очень большой;
• оказание ряда типовых услуг, конкретный перечень которых устанавливается только в момент их оказания.

Зачем нужна спецификация

Каждый контракт, включая контракт на поставку, включает в себя ряд конкретных данных:

• наименование субъектов, между которыми он отмечается;
• предмет договора (то есть указывается поставка каких-то конкретных товаров или материалов);
• цена;
• условия, при которых она должна быть выполнена;
• права, обязанности и ответственность сторон за их нарушение.

Как правило, договоры стандартны и не всегда указывают конкретные наименования товаров, что обычно связано с тем, что их объем может быть весьма внушительным. И тут на помощь приходит специальное приложение к договору – спецификация.

Спецификация также составляется в письменной форме и дает полное представление о перечне товаров или материалов, их единице измерения, количестве, сорте, виде, назначении, а также других признаках и характеристиках.

Спецификация более актуальна, когда речь идет о долгосрочном договоре, на основании которого товарно-материальные ценности будут поставлены поставщиком потребителю не один раз.

Когда составлять

Заказчик прикрепляет форму к проекту договора во время закупки. На данном этапе допустимо представить его в виде пустой таблицы или перечислить наименования товаров или услуг, которые планируется закупить. Эти документы вместе с тендерной документацией и извещением о проведении процедуры должны быть помещены в ОВОС.

В ходе процедуры контрактации определяется окончательная цена государственного контракта. Если это электронный аукцион, то не позднее 5 дней после публикации протокола аукциона заказчик направляет договор без своей подписи, но с указанием конкретных показателей товара в соответствии с заявкой победителя (ч. 2 ст. 70 № 44-ФЗ). У поставщика есть 5 дней на то, чтобы подписать заполненную бумагу, предоставить при необходимости обеспечение и другие документы (ч. 3 ст. 70 № 44-ФЗ).

Но после публикации протокола тендера в ОВОС поставщик обязан в течение 10 дней в целости и сохранности отправить покупателю заполненный договор. Он в течение не более 10 дней ставит свою подпись на документе (ч. 3 и 7 ст. 54 № 44-ФЗ).

Заказчик может предусмотреть в проекте договора, что победитель обязан предоставить разбивку цен на товары после заключения договора. Государственный заказчик в течение 3 рабочих дней размещает сведения о сделке в реестре договоров с указанием цены за каждую единицу продукции.

Если заключается госконтракт на оказание услуг, то пример спецификации на услуги выглядит, например, так:

Варианты спецификаций

Законодательные акты Российской Федерации предусматривают составление спецификаций по следующим категориям договоров:

• Покупать и продавать.
• Доставка
• Передача имущества в качестве залога.
• Пожертвования.
• Лизинг и финансовый лизинг.
• Арендная плата.

В большинстве случаев техническое задание разрабатывается после выполнения ПСД и оказания услуг (например, перевозки).

К техническим характеристикам предъявляются следующие требования:

1. Обозначение ссылки на ПТС, к которому прилагается документ.
2. Присвоение номера документу при составлении нескольких приложений.
3. Выставка каждого бренда.
4. Обозначение единицы измерения продукта, количества, цены и количества для каждой категории продукта.
5. Показывает общую сумму с НДС и без него.
6. Подпись частями документа, скрепленная печатью.

Заполнение спецификации несут сотрудники поставщика в лице юриста, менеджера или другого специалиста, имеющего полные данные о поставке и навыки составления таких документов.

В рамках ДПТ можно составить множество спецификаций (это не запрещено законом). При этом ДПТ оформляется контрагентами один раз. При необходимости внесения изменений в утвержденную спецификацию один из участников сделки уведомляет другого, направив соответствующий запрос.

Что это за документ в рамках 44-ФЗ

Он содержит такие существенные условия, как наименование и количество товаров, а также их стоимость, включая цену за единицу. Таким образом, этот документ раскрывает соглашение между клиентом и поставщиком по предмету и цене.

ВАЖНО: В законе о контрактной системе не сказано, что такое спецификация государственного контракта. Но часть 4 ст. 93 требует, чтобы покупатели включали в договор расчет и обоснование своей цены при покупке у единственного поставщика.

Спецификация к контракту по 44-ФЗ: правила и сроки составления

Спецификация к договору по 44-ФЗ в обязательном порядке составляется при закупке. Без грамотно составленной спецификации и в случае подтверждения поставки товара/услуги одним из участников торгов покупатель рискует получить совсем не то, что ожидал изначально.

При составлении спецификации необходимо придерживаться ряда правил и грамотно писать документацию. В противном случае претензий ФАС не избежать. Из нашего материала вы узнаете, как правильно составляется этот важный документ и какие нюансы следует учитывать при его составлении.

Чем отличается от дополнительного соглашения

Стандартный перечень приложений к договору – это дополнительное соглашение (заключить при необходимости), акты приемки-передачи, протоколы разногласий сторон. В дополнительном соглашении стороны указывают измененные условия, новые сроки, количественные и объемные показатели (если это разрешено основным договором). Все задокументированные изменения также являются неотъемлемой частью договора.

Отличия дополнительного соглашения приложения:

1. Дополнительное соглашение изменяет условия действующего договора, а спецификации, ТЗ и перечни услуг подробно описывают детали новой сделки.
2. Дополнительное соглашение продлевает срок действия, продлевает или сокращает сроки основного соглашения. В документах, приложенных к оригиналу договора, этого сделать нельзя. Они используются только для детализации предмета договора и порядка его исполнения.

Дополнительные соглашения составляются, если сторонам необходимо урегулировать изменения. А вот так прописываются приложения к договору в договоре поставки, договоре или услугах:

1. Добавьте к содержимому отдельный абзац.
2. Список плагинов.
3. Укажите, что они являются неотъемлемой частью договора.

Сколько спецификаций может быть к одному договору

Количество спецификаций договора поставки ничем не ограничено.

На каждую партию товара может быть оформлен отдельный документ. Каждый раз, после его подписания сторонами, он становится еще одной неотъемлемой частью основного договора.

Когда можно обойтись без спецификации

Спецификации служат для детализации объекта и некоторых условий договора и составляются для удобства сторон. Поэтому в некоторых ситуациях можно обойтись и без составления документа. Очень часто стороны отказываются от отдельной спецификации в следующих случаях:

1. Услуга — это простое действие (или набор действий), не требующее подробностей.
2. Краткое уточнение объекта договора может быть осуществлено в тексте договора.
3. Более подробно объект договора описывается в техническом задании, счетах-фактурах или протоколах.
4. Предметом договора является услуга, которая предоставляется только один раз.

При отказе от использования спецификации договор на оказание услуг не должен содержать ссылку на документ. В противном случае исполнитель или заказчик в случае возникновения разногласий может потребовать от другой стороны выполнения требований несуществующего документа. Это может создать серьезные проблемы при рассмотрении претензий и судебном разрешении споров.

Кто составляет

Мы предполагаем, что в первом случае спецификацию договора по 44-ФЗ на поставку товаров будет выполнять заказчик, а во втором случае — поставщик. Но закон до сих пор не возлагает эту обязанность ни на кого конкретно. Как показывает практика, рассматриваемый документ обычно заполняется участником независимо от вида аукциона.

Требования к товару согласно спецификации

Ответственным лицом является менеджер или начальник отдела, ответственный за договор поставки, юрист и другие сотрудники.
Единой формы для составления спецификации не существует, поэтому ее можно писать свободно. Но если в вашей компании есть своя утвержденная форма составления спецификации, то вы должны заполнить спецификацию по этому шаблону.
В центре внимания должны быть два компонента:

• Спецификация должна соответствовать утвержденным торговым стандартам

Заголовок спецификации должен содержать:

• Номер договора и дата его заключения, именно к этому договору будет приложено приложение согласно спецификации
• Указывается номер спецификации, он будет таким же, как и номер заявки
• Вы должны назвать документ

Основная часть будет состоять из таблицы, в ней будут:

• Наименование товара;
• Количество ТМЦ;
• Единицы измерения товаров;
• Цена за 1 единицу;
• Общее количество.

При необходимости вы можете дополнить таблицу необходимой вам информацией. После таблицы можно будет прописать условия и форму оплаты товаров или материалов. Эти условия могут соответствовать требованиям, указанным в договоре.

Как составить спецификацию

На сегодняшний день не существует единой формы спецификации, поэтому сотрудники организаций и компаний могут составить ее в произвольной форме или, при наличии в компании разработанного и утвержденного шаблона документа, следовать его образцу. Главное, соблюдать всего два основных условия: по своей структуре он должен соответствовать определенным нормам делопроизводства, а по своему содержанию должен включать ряд конкретных данных.

В «шапку» спецификации необходимо ввести:

• номер и дата заключения договора, к которому он прилагается;
• номер спецификации, такой как приложение;
• назвать документ.

Вторая часть формы является основной частью. Почти всегда это выглядит как таблица, включающая в себя следующую информацию:

• наименование товаров или материалов;
• единица его измерения;
• номер;
• цена за штуку;
• общая стоимость.

При необходимости таблица может быть дополнена другими дополнительными данными.

Затем под таблицу не лишним будет внести условия оплаты продукции по данной спецификации (они могут соответствовать условиям договора или могут изменяться в зависимости от обстоятельств).

Как правильно заполнить

Содержание данного документа не регулируется законодательством, оно определяется соглашением сторон правоотношения. На практике выработан ряд рекомендаций, которым рационально следовать при выполнении:

• название документа должно точно совпадать с его названием в тексте договора. Само слово «спецификация» употребляется в обязательном порядке;
• в документе должны быть указаны реквизиты основного договора: номер, наименование, дата;
• названия сторон должны соответствовать основному договору, реквизиты совершенно не нужны;
• при составлении одновременно с основным договором дата и место составления спецификации и основного договора должны совпадать во избежание дальнейшего судебного разбирательства по поводу соответствия;
• при установлении особенностей оплаты (поэтапно, с предоплатой) отразить это в тексте документа;
• при определении срока действия документа, отличного от срока действия основного договора, стоит указать, какой документ будет действовать после истечения срока действия спецификации, либо в соответствующих положениях основного договора.

Что можно, а что нельзя указывать в спецификации к контракту по 44-ФЗ

Указывая в описании необходимые характеристики приобретаемого товара, нельзя устанавливать требования по следующим параметрам:

• товарные знаки;
• знаки обслуживания;
• торговые марки;
• патенты;
• полезные модели;
• промышленные образцы;
• наименование места происхождения товара или производителя.

Описание объекта контракта не должно содержать требований к нему, ограничивающих круг потенциальных поставщиков. В законе не уточняется, что это за требования, но четко установлено, что они не должны быть поводом для нарушения конкурса из-за ограничения количества участников. Однако в исключительных случаях допускается ужесточение требований к закупаемой продукции. Например, если по-другому точно и ясно не описать.

Закон 44-ФЗ допускает указание определенных отметок в конкурсной документации, если планируется выполнение работ/оказание услуг с использованием товаров, которые не будут являться предметом договора. В этом случае обязательно включение в спецификацию контракта слов «или эквивалент».

Например, заключается госконтракт на выполнение строительных работ. Разумеется, для работы потребуются стройматериалы: цемент, клей, кирпич определенных марок. Однако на них не распространяются государственные контракты. Поэтому заказчик при проведении тендера на строительство вправе обозначить требуемые характеристики материалов и даже указать конкретные торговые марки. Но тогда вам обязательно нужно будет добавить «или эквивалент».

В некоторых ситуациях нет необходимости добавлять слова «или эквивалентные:

• Если в процессе работы необходимо обеспечить взаимодействие приобретаемых товаров с уже используемыми заказчиком, а товары других торговых марок с ними несовместимы. Например, у организатора покупки есть сеть, которая работает только с определенными компьютерами, и интеграция в нее других компьютеров невозможна.
• В случае приобретения запасных частей и расходных материалов к машинам и оборудованию, используемым организатором закупки, в соответствии с технической документацией на такие машины и оборудование. Но только в том случае, если в документации есть четкие требования по использованию запчастей конкретного производителя.

В спецификацию договора по 44-ФЗ необходимо по возможности включать нормативные показатели, требования, условные обозначения, термины, относящиеся к технико-качественным характеристикам закупаемого товара, установленные в технических регламентах, ГОСТ и других нормативных документах.

В соответствии со ст. 33 44-ФЗ описание приобретаемого объекта может содержать спецификации, планы, чертежи, эскизы, фотографии, результаты работ, испытаний, требования к испытаниям, методы испытаний, упаковку в соответствии с положениями ГК РФ. Объединение, маркировка, ярлыки, форма подтверждения соответствия (ГОСТ, ТУ или др.), производственные процессы и методы и т.д.

В описание необходимо включить изображение приобретаемого товара (если требуется соответствие этому изображению).

Кроме того, в документации должно быть указано, где, когда и в каком порядке потенциальные поставщики могут осмотреть образец или конструкцию объекта закупки, которую заказчик планирует приобрести (если требуется соответствие товара конкретному образцу или конструкции). Например, если организатор конкурса указывает в документации, что продукция должна соответствовать определенному дизайну, он обязан указать, где этот дизайн находится, чтобы все участники могли с ним ознакомиться в специально отведенное время.

К поставке разрешены только новые продукты. То есть не б/у, не ремонтировался, не восстанавливался, не после восстановления потребительских свойств, без замены комплектующих. Обратите внимание, что Федеральный закон № 44-ФЗ содержит пункт: «если иное не указано в описании объекта договора». То есть в спецификации договора вполне можно указать, что товар не должен быть новым, и тогда возможна покупка б/у продукции.

В спецификации должны быть указаны показатели, по которым можно определить, соответствует ли объект приобретения требованиям, установленным заказчиком. При этом прописывается допустимый диапазон значений нормируемых показателей (нижний и верхний пределы) или их конкретное значение, если они должны оставаться неизменными. Следует отметить, что установление показателя, соблюдение которого может гарантировать только одна компания, считается нарушением конкуренции.

При необходимости в спецификацию контракта могут быть включены требования к условиям, на которые распространяется гарантия товаров, работ или услуг, и объем гарантии качества; на гарантийное обслуживание товара; к эксплуатационным расходам; к обязанности проведения монтажных и пусконаладочных работ; к обучению персонала, который будет использовать продукт и обслуживать его.

В случае проведения конкурса на поставку новых машин и оборудования заказчик должен указать в закупочной документации требования к гарантийным обязательствам изготовителя и/или поставщика на данную продукцию и гарантийный срок. Он должен быть предоставлен вместе с предметом договора.

В спецификацию договора по 44-ФЗ запрещается включать следующие требования:

• к производителю продукции (например, невозможно установить требования к производственной мощности и продолжительности присутствия компании на рынке);
• участник тендера (включая квалификацию и опыт работы);
• к деловой репутации;
• к наличию производственных мощностей, технологического оборудования, трудовых и финансовых ресурсов.

Однако в исключительных случаях законодательством предусмотрено установление таких требований к потенциальным поставщикам.

Образец спецификации по поставке товара к госконтракту по 44-ФЗ

#123-45ЭА ОКПД2: 32.99.53.130

Электронный аукцион

Запрос №1 к гражданско-правовому договору От 09.12.2020 № 123-45ЭА

СПЕЦИФИКАЦИЯ

нет п/пНаименование товараПроизводитель/страна происхожденияЕдиница измеренияКоличествоЦена за единицу, руб с НДССтавка НДС, %Стоимость, руб.

	Степлер №10	Китай	Вещь	два	24.00	Без НДС	48.00
	Батарейки АА, 6 шт./упак	Китай	Упаковка	двадцать	231.00	Без НДС	4620.00
	Батарейки ААА, 6 шт./упак	Россия	Упаковка	10	244.00	Без НДС	2440.00
	Сменный блок-куб 9х9х9 цветной	Россия	Вещь	7	181.00	Без НДС	1267,00
	Дисковые блоки 90х90х90 белые без клея	Россия	Вещь	5	152.00	Без НДС	760.00
	Блокнот А5, 60 л, ячейка	Россия	Вещь	12	46.00	Без НДС	552.00
	Портативный А6, 60 л	Россия	Вещь	два	31.00	Без НДС	62.00
	Брелоки для ключей 15×30мм, 12 шт/уп, красные	Китай	Упаковка	6	70.00	Без НДС	420.00
	Бумага 4А, 100 л, 5 цветов	Россия	Пачка	два	189.00	Без НДС	378.00
	Перфоратор	Китай	Вещь	3	235,00	Без НДС	705.00
	Свидание	Чешская Республика	Вещь	два	380.00	Без НДС	760.00
	Дневник А6,176 л, без даты	Россия	Вещь	два	279.00	Без НДС	558.00
	Ежедневник А6, 65 л, синий с датой	Китай	Вещь	а	314.00	Без НДС	314.00
	Журнал А5, 176 л, датированный	Китай	Вещь	а	401.00	Без НДС	401.00
	Журнал А5, 176 л, без даты	Россия	Вещь	3	387.00	Без НДС	1161,00
	Скрепки 12 шт./упак.	Китай	Упаковка	5	59.00	Без НДС	295.00
…
	Точилка	Китай	Вещь	7	11.00	Без НДС	77.00
Всего	115 000,00

Итого: 115 000 (Сто пятнадцать тысяч) рублей 00 копеек, без учета НДС.

Поставщик клиента

_______________ (И.И.Иванов)	____________ (Петров П.П)
ЭСР	ЭСР

Образец спецификации к договору оказания услуг

Здесь вы можете скачать подготовленный образец спецификации на договор оказания услуг, актуальный в 2021 году. Образец легко адаптировать под специфику деятельности любой компании, ИП или физического лица:

 

Поэтому спецификация является приложением к договору и должна быть оформлена так же, как и договор на оказание услуг. По общему правилу в спецификации указывается объем оказываемых услуг, то есть предмет договора. Внесение изменений в спецификацию допускается, однако они должны быть заверены сторонами в двустороннем порядке, оформлены в письменной форме и приложены к договору.

На что обратить внимание при оформлении спецификации

Спецификация может быть составлена ​​на бланке организации или на простом чистом листе бумаги в любом удобном формате, как рукописном, так и распечатанном на компьютере.

Только одно условие должно быть строго соблюдено: бланк должен содержать подпись руководителя предприятия-поставщика или его ответственного представителя, а также подпись работника организации-потребителя.

При этом ваши автографы должны быть только «живыми»: с использованием факсимильной подписи, т.е. Печать любым способом не допускается, за исключением ситуаций, когда договор заключается «на расстоянии», а компании имеют официально зарегистрированную электронную цифровую подпись.

Теперь нет жесткой необходимости заверять спецификацию с помощью пломб; пломбировать его необходимо только в том случае, если применение пломбировочных изделий прописано в нормативных правовых актах организаций.

Спецификации составляются в количестве двух идентичных по тексту и эквивалентных по закону экземпляров, по одному для каждой заинтересованной стороны. После формирования и утверждения сведения о документе вносятся в специальный реестр договоров.

Предусмотрено ли в 44-ФЗ изменение спецификации к контракту

Дополнительное соглашение не менее важно, чем госконтракт. Этот документ оформляется в случае необходимости изменения или дополнения действующего договора. 44-ФЗ позволяет после покупки заключить дополнительное соглашение, если стороны сочтут это необходимым.

Дополнительное соглашение – это документ, изменяющий договор, который заказчик и поставщик заключили в результате оферты.

Дополнительное соглашение является неотъемлемой частью государственного контракта. После подписания обеими сторонами он вступает в силу немедленно.

При этом вступают в силу и изменения, внесенные в ранее заключенный заказчиком и победителем договор. Следует понимать, что госконтракт не является дополнительной документацией, необходимой для выполнения работы (включает в себя, например, техническое задание на выполнение работы и т.п).

Право участников государственных закупок на заключение дополнительного соглашения прописано не только в Федеральном законе 44-ФЗ, но и в ГК РФ (статья 451).

Изменение спецификации возможно только в случае замены требований к объекту закупки на улучшенные по сравнению с ранее заявленными. В противном случае должны быть приобретены товары с характеристиками, указанными победителем торгов в первой части заявки.

Как, где и сколько времени хранить документ

Спецификации на весь период действия должны находиться в отдельной папке вместе с договором, неотъемлемой частью которого они являются. Срок хранения документа определяется законодательством Российской Федерации или локальными актами общества.

Как передать спецификацию партнеру

Способ передачи спецификаций обычно устанавливается такой же, как и для договоров:

1. обычной Почтой России заказным письмом с уведомлением о вручении;
2. через курьерскую службу;
3. при наличии у организаций электронной цифровой подписи — посредством электронных средств связи;
4. в некоторых случаях, когда это позволяют условия договора, документ может быть передан и по факсу.

Сроки предоставления

Первоначально к проектной документации организатора аукциона прилагается пустая табличная форма и размещается в ЕИС. Когда цена договора в ходе торгов считается установленной, то на электронных торгах в течение пяти дней заказчик представляет неподписанный договор с товарными показателями, указанными в заявке победителя торгов, в соответствии с ч. 2 ст. 70 44-ФЗ.

Затем поставщик подписывает заполненную форму в течение пяти дней, предоставляя гарантии и другую закупочную документацию. Когда протокол тендера публикуется в ОВОС, поставщик должен отправить клиенту заполненный контракт вместе с гарантией в течение десяти дней. Теперь в течение десяти дней заказчик должен отправить поставщику полностью оформленный договор вместе с гарантией. После этого в течение десяти дней контракт должен быть подписан поставщиком. В ситуации, когда был заключен государственный контракт на оказание услуг, составляется образец спецификации на услуги.