- Роль отдела закупок
- Роль менеджера по закупкам
- Кто такой и чем занимается
- Чем конкретно занимается специалист по закупкам
- Какие документы регламентируют работу
- Требования к работнику
- Какими качествами должен обладать тендерный специалист
- Наличие актуальных знаний
- Опыт участия и побед
- Опыт работы в крутой компании
- Повышение квалификации и личное развитие
- Мотивирующая профессиональная цель
- Сильные личные качества
- Постоянный профессиональный рост
- Кому подойдет специальность
- Где работать
- Заработная плата
- Перспективы повышения
- Должностные и функциональные обязанности специалиста по закупкам
- Права
- Ответственность
- Статистика рынка труда в сфере госзакупок
- Положительные и отрицательные стороны профессии
- Специалисты и эксперты по госзакупкам
- Принцип профессионализма и требование к профессии
- Контрактная служба: понятие, состав, требования к сотрудникам
- Профстандарты в сфере закупок
- Профстандарт «Специалист в сфере закупок»
- Профстандарт «Эксперт в сфере закупок»
- Где учатся на специалиста по госзакупкам
- Какое образование нужно и где его получить
- Какие дополнительные образовательные программы могут пригодиться специалистам в работе
- Должностная инструкция специалиста по закупкам
- Зачем нужна инструкция
- Специфика документа
- Основы написания должностной инструкции
- Общий раздел
- Функции
- Ответственность
- Права
- Образец должностной инструкции специалиста по закупкам
- Общие положения
- Трудовые функции
- Должностные обязанности
- Права
- Ответственность
- Заключительные положения
- Мотивация менеджера по закупкам
- Оклад
- Оклад + премия (по достижению какого нибудь показателя)
- Оклад + премия (с поправочными коэффициентами)
- Автоматизация отдела закупок
Роль отдела закупок
Отдел закупок воспринимается многими руководителями как обычный центр затрат, никак не влияющий на финансовые результаты компании. Но так ли это? Давайте определим процесс приобретения.
Закупки – это получение товаров (услуг) надлежащего качества в нужном количестве из надлежащего источника по надлежащей цене, доставленных в нужное место в нужное время.
Как видно из определения, несмотря на его кажущуюся простоту, процесс заключения контракта не так прост и содержит ряд условий, которые непросто выполнить. При нарушении хотя бы одного из них работа отдела закупок будет признана неудовлетворительной (и неважно, кто в этом виноват).
Сам процесс закупки живет не один, а тесно связан с логистикой (доставка товара), финансами (взаимные договоренности с поставщиками), производством и сбытом (которые, собственно, и определяют, что должно быть закуплено и являются обратной стороной процесса закупки) монета).
С финансовой точки зрения отдел закупок может сильно влиять на маржу бизнеса. После всего:
- Правильная цена покупки увеличит предельную прибыль;
- Правильно подобранный товар увеличит биллинг;
- Правильно закупленное количество удовлетворит запросы покупателей, но в то же время не будет «засорять» склад.
В чем заключается работа отдела закупок? Вроде бы ничего сложного: анализ баланса, формирование заказа, сверка счетов, оформление счета и т.д. Но не все так просто, как кажется.
Основная функция отдела закупок – обеспечение магазина товаром, то есть формирование ассортимента и его максимальная оптимизация. Не будет товаров, нечего будет продавать, не будет продаж, не будет денег, не будет денег, не будет компании.
Функции отдела закупок в компании:
- покупка желаемого товара по минимальной цене;
- поддерживать высокую оборачиваемость запасов;
- обеспечить своевременную доставку товара;
- поставка качественной продукции и гарантии на продукцию от поставщиков;
- сотрудничество с надежными поставщиками;
- сотрудничество и взаимодействие с другими подразделениями компании;
- снижение доли расходов на доставку и заказ товаров;
- поддержка информационной базы продукта;
- ввод данных в корпоративную информационную систему (1С, ОДОО, …)
Работа отдела закупок оказывает влияние на всю деятельность компании: на продажи, на эффективное использование оборотных средств, на удовлетворенность покупателей ценами и ассортиментом, на наполненность складов и эффективность цепочки поставок, во время, проведенное сотрудниками во многих отделах.
Менеджеры по закупкам распоряжаются большей частью доходов компании и напрямую влияют на прибыль компании, но в то же время очень часто эти люди мало заботятся о прибыли компании и могут действовать во вред компании (покупая у правильных поставщиков, которые платить им «взятки”).
Покупки могут быть источником прибыльности, особенно если:
- доля затрат в структуре затрат компании более 30%;
- наблюдаются колебания цен покупки и продажи;
- покупатель влияет на то, какие товары будут приобретены;
- работать на высококонкурентном рынке.
Как правило, есть два пути увеличения прибыли: стимулировать товарооборот (продать больше) или снизить затраты на покупку товаров (уменьшить себестоимость товаров). Но увеличение оборота не всегда означает такое же увеличение прибыли. Для его увеличения компания должна нести дополнительные затраты в виде маркетинговой деятельности. Однако снижение закупочных цен может серьезно сказаться на прибыли. То же самое можно сказать и об оптимизации логистических процессов.
Обычно отдел закупок развивается вместе с компанией и проходит несколько этапов
Ряд показателей может сказать нам, насколько эффективен этот отдел:
- снижение закупочной стоимости в структуре логистических накладных расходов;
- уровень закупленной бракованной продукции;
- процент совершенных вовремя покупок;
- количество ситуаций, при которых необходимые ресурсы отсутствовали на складе, что вызвало сбои в графике производства или выполнения заказа клиента;
- количество и причины внесения изменений в заказы в связи с сервисом покупок;
- количество полученных и выполненных заявок;
- доля транспортных расходов в структуре общих затрат на приобретение и т.д.
Роль менеджера по закупкам
В торговой или производственной компании всегда есть отдел закупок и не важно, признает его компания или нет. Компания может работать по традиционной системе или по системе категорийного менеджмента. Кроме того, в основном речь пойдет о системе категорийного менеджмента.
Категорийный менеджмент — это концепция управления торговым пространством и ассортиментом, согласно которой ассортимент делится на группы однородных товаров. Такие группы называются товарными категориями (примеры товарных категорий: шоколадные батончики, газированные напитки).
Термин был введен в начале 1990-х годов компанией Procter & Gamble. Это системный подход к управлению товарными категориями как отдельными бизнес-единицами. Категорийный менеджмент используется в розничной торговле с начала 1990-х годов по одной из причин: легче анализировать категории товаров, чем отдельные товарные позиции. Брайан Ф. Харрис считается основателем категорийного менеджмента
В данном случае есть две основные роли: категорийный менеджер и покупатель.
Если говорить о работе, которую должен выполнять категорийный менеджер, то она такова:
- формирование ассортимента;
- реализация ассортиментной политики;
- управление закупками и поставщиками;
- контроль логистических операций;
- контроль продаж;
- организовывать и проводить маркетинговые мероприятия по продвижению вашего продукта;
- организация и контроль выкладки товара в магазине.
Покупатель, с другой стороны, подчиняется менеджеру категории и несет прямую ответственность за процесс закупок. Должность менеджера по закупкам можно представить в виде схемы:
Если в компании используется традиционная система управления ассортиментом, менеджер по закупкам в своей роли по сути будет категорийным менеджером.
Кто такой и чем занимается
Государство тратит много бюджетных денег на госзаказы. К вакансии специалиста по закупкам № 44-ФЗ предъявляются особые требования. Определение зоны ответственности работника особенно важно в связи с формированием контрактной системы.
В законе не сказано, что должен знать и уметь специалист по закупкам поставщика и что входит в его компетенцию. Требования установлены только для администраторов контрактов и контрактников. Должностная инструкция включает в себя выполнение обязанностей по размещению заказа, разработке тендерной документации, в том числе проектов договоров.
Такой сотрудник необходим как стороне — заказчику аукциона, так и участнику. Должностные обязанности, то есть чем занимается специалист по закупкам, зависит от того, какую сторону вы представляете.
Клиентская сторона процедуры заинтересована в:
- доступность информации о кредитоспособности отклоненных заявителей в процессе торгов;
- отмена конкурсов в случае отсутствия претендентов на участие;
- возврат депозита;
- разработать процедуру шаг за шагом;
- проведение анализа затрат.
Сторону провайдера интересуют направления, благодаря которым:
- отслеживать предложения, рекламируемые клиентами;
- формировать пакеты документов для участия в конкурсах;
- делать ценовые предложения;
- контролировать сроки и условия процедур.
Поскольку интересы заказчика и поставщика не идентичны, законодатель установил разные обязанности и требования к специалисту по закупкам для каждой из сторон. Это означает, что сотрудник клиента имеет образование и навыки, строго определенные № 44-ФЗ (ч. 6 ст. 38). Это связано с необходимостью формирования конкурсной комиссии из числа работников, имеющих:
- факт преодоления профессиональной утилизации или повышения квалификации;
- специальные знания в области заключения договоров (ч. 5 ст. 39 ФЗ № 44).
Поставщик имеет право нанять специалиста, не имеющего опыта работы в сфере подбора персонала.
Чем конкретно занимается специалист по закупкам
Специалист по закупкам сначала подготавливает документы, которые позволят организации разместить заказ на специальном интернет-ресурсе, контролирует проведение всех конкурсных процедур, а после определения победителя занимается исполнением договоров.
И заказчику, и исполнителю нужен человек, который понимает, как устроены тендерные мероприятия, именно поэтому эта профессия сегодня особенно востребована. Обязанности специалиста по закупкам будут несколько различаться в зависимости от того, на кого он работает и какова цель работодателя.
Если человек работает в госструктуре, ему важно, в первую очередь, совершить покупку на сайте, собрать полный пакет документов, проконтролировать весь процесс и сопроводить заключение договора. Его функции в этом случае будут заключаться в следующем:
- подготовка необходимой документации для заключения договора;
- контроль всех этапов процесса;
- анализ затрат;
- ведение базы заказов;
- возврат гарантий участникам торгов;
- отмена аукциона при отсутствии заявок на участие;
- анализ заявок участников, их принятие и отклонение.
В обязанности работника на вакантом месте «Специалист по закупкам» входит следующее:
- поиск покупок по профилю компании;
- сбор пакета документов, необходимых для участия в закупке;
- формирование ценовых предложений;
- представление документов в установленные клиентом сроки;
- соблюдение условий, установленных порядком.
Закупочная деятельность регулируется 44-ФЗ, это касается и вопросов квалификации специалистов. Так, например, в Законе (ч. 6 ст. 38) сказано, что работник государственного учреждения должен обладать определенными знаниями, позволяющими ему понимать, как все процессы заключения контрактов осуществляются конкурсной или аукционной комиссией, состоящей из нескольких люди. Эти лица должны пройти профессиональную переподготовку или повышение квалификации и в ряде случаев иметь специальные знания в той области, в которой заключается договор (п. 5 ст. 39).
В коммерческих структурах, выступающих поставщиками, специалист по закупкам, функции и требования которого иные, может не иметь специального образования.
Любая государственная структура, самостоятельно занимающаяся подбором персонала, должна иметь в своем штате специалиста в этой области. Об этом говорит статья 38 44-ФЗ. Как правило, в государственных учреждениях есть целые отделы закупок, штат которых состоит из нескольких человек.
Численность работников учреждения, занимающихся подбором персонала, определяется его годовым объемом. Если государственная структура осуществляет закупки на сумму более 100 млн рублей в год, она обязана формировать контрактную службу. Однако не обязательно создавать специальный отдел, функции которого охватывают исключительно вопросы подбора персонала.
Если сумма, на которую организация осуществляет закупки, меньше 100 млн руб., то в ней может не быть контрактной службы, и тогда руководство назначает лицо, которое будет участвовать в тендере и нести ответственность за исполнение каждого контракта.
Какие документы регламентируют работу
Основные правила государственных закупок:
- Федеральный закон от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ;
- Федеральный закон от 18 июля 2011 г. № 223-ФЗ;
- приказ Минтруда России от 10 сентября 2015 г. № 625н.
Документы определяют порядок крупных блоков:
- Подбор и назначение работника, соответствующего установленным требованиям.
- Выполнение функций сотрудника по следующим направлениям:
- работа по госзакупкам при планировании размещения заказов;
- выполнение процедуры;
- исполнение, исполнение, изменение и расторжение договоров.
Основным документом, регламентирующим деятельность в сфере государственных закупок, является должностная инструкция. Он устанавливает требования к навыкам, умениям и знаниям. Документ определяет права, обязанности и ответственность.
Вот как выглядит образец должностной инструкции специалиста по закупкам по 44-ФЗ 2021:
Требования к работнику
Перечень требований к работнику определяет детали деятельности по государственному заказу. Ключевыми обязанностями специалиста по закупкам по 44-ФЗ являются:
- анализировать информацию;
- работа в условиях многозадачности;
- принять лучшее решение;
- обрабатывать большие объемы данных;
- вести деловые переговоры;
- использование в деятельности ПК, различных автоматизированных систем.
Руководитель компании расширяет перечень требований к сотруднику в зависимости от специфики деятельности, целей организации, необходимости выполнения работы высокого уровня.
Трудовой кодекс Российской Федерации в 2012 году ввел понятие «профессиональный стандарт». Он утвержден постановлением № 625н и определяет, что представляет собой специальность «Управление государственными и муниципальными закупками» с точки зрения требований к уровню знаний, навыков и опыта работы, по данным отдела закупок:
Уровень квалификацииОбразованиеОпыт работы
номер 5 | Средний и экстра профессиональный | Не требуется |
№ 6 | Улучшенный и дополнительный профессиональный | От 3 лет практики |
№ 7 | Улучшенный и дополнительный профессиональный | От 4 лет практики |
№ 8 | Улучшенный и дополнительный профессиональный | От 5 лет практики, даже в должности «лидера» группы |
ВАЖНЫЙ!
Положение регламентирует, как стать специалистом в сфере подбора персонала – пройти обучение или курсы повышения квалификации. Специалисты по закупкам получают дополнительное среднее профессиональное или профессиональное образование по курсам «Эксперт в области закупок» для поставщика или «Специалист» для заказчика.
Какими качествами должен обладать тендерный специалист
Для начала узнаем, как должен выглядеть нежный специалист, нарисуем его профессиональный портрет. Специалист по тендерам или, как еще называют эту должность, специалист по закупкам должен соответствовать определенным критериям, необходимым для данного вида деятельности. Часто бывает, что к этой работе приступает человек с небольшим опытом участия в тендерах или без практического опыта, что имеет негативные последствия: от потери обеспечения контракта (а это сумма в сотни тысяч рублей!), попадание в реестр недобросовестных провайдеров к крупным штрафам и судебным разбирательствам.
Наличие актуальных знаний
Практически каждый месяц происходят изменения в законодательстве, регулирующем госзакупки, появляются новые примеры из судебной практики.
В сфере госзакупок необходимо всегда быть в курсе последних событий и повышать квалификацию.
Опыт участия и побед
Первоклассный участник торгов имеет большой опыт закупок и может похвастаться положительными результатами, будь то победы в крупных аукционах и конкурсах или большое количество подтвержденных процедур. Важно помнить, что участие в тендерах — это командная работа: ответственность за победу лежит не только на тендерном специалисте, но и на юристах, технических специалистах, закупщиках и логистах.
Победы, пусть и немногочисленные, уже являются большим плюсом в копилку навыков специалиста по закупкам, так как свидетельствуют об опыте участия в тендерах.
Опыт работы в крутой компании
Работа в крупной, известной и успешной компании – это достижение, делающее резюме специалиста по тендерам престижным и перспективным. Если говорить об опыте работы в целом, то человек должен иметь опыт работы в этой сфере не менее пяти лет.
Повышение квалификации и личное развитие
Напоминаем еще раз: тендерный специалист должен иметь сертификаты об обучении и документы, подтверждающие регулярное повышение квалификации! Один-два курса повышения квалификации и пара вебинаров по теме здесь не помогут. На сегодняшний день прием на работу регулируется двумя законами: 44-ФЗ и 223-ФЗ. Чтобы ориентироваться в них, необходимо не только хорошо знать сами статьи закона, но и гражданское законодательство, многочисленные локальные нормативные акты и другие положения.
Участник торгов высшего уровня постоянно учится, чтобы поддерживать и повышать свою профессиональную квалификацию.
Преимуществом здесь также будет участие в различных тематических конференциях, а также опыт выступления в качестве спикера.
Мотивирующая профессиональная цель
В этой области должна быть цель! Это может быть что угодно: выиграть конкурс на миллиард долларов, стать лучшим в индустрии торгов, начать преподавать, выиграть крупнейший конкурс за год или в истории, выиграть наибольшее количество аукционов.
Амбициозные цели мотивируют вас на их достижение.
Сильные личные качества
Первоклассный тендерный специалист всегда выглядит безупречно: для человека, работающего с людьми, важен внешний вид, поэтому большое внимание уделяется прическе, одежде и манерам. В работе, связанной с постоянным общением, порядок напрямую влияет на результат, ведь с клиентами необходимо строить долгосрочные отношения.
Активность и энергичность – еще два качества, которые помогут вам стать эффективным специалистом по тендерам. Участник закупки должен обрабатывать большой объем информации, проводить и контролировать сразу несколько процедур и при этом сохранять спокойствие. Если специалист получает удовольствие от такой рутины и в нем горит азарт очередной победы, ему будет намного легче добиться успеха в этой отрасли.
Конечно, тендерный специалист должен просто уметь хорошо и красиво говорить:
- этот навык понадобится в переговорах с клиентом, на конференции с партнерами, с должностными лицами, с представителями антимонопольных органов, при взаимодействии с отделом закупок, с техническим отделом. Во-первых, вы должны уметь вести беседу о законах, регулирующих поглощения, о практике ФАС, о судах.
При этом важна и общая эрудиция: чем больше тем человек понимает и может поддержать, тем быстрее он наладит общение с нужным ему партнером.
Постоянный профессиональный рост
Чтобы сохранить и улучшить свои навыки сильного и успешного специалиста по тендерам, вам необходимо расширить свой опыт закупок не только в электронных аукционах, но и в открытых торгах, запросах котировок и всех других процедурах. Аукцион за 1 миллион рублей сильно отличается от аукциона за 10 миллионов рублей, поэтому топ-специалист стремится разнообразить свой профессиональный опыт.
Рост в сфере покупок можно сравнить с ростом в спортзале, когда идет увеличение нагрузки от одной тренировки к другой, только тут выигрывают сначала в котировках, потом в мелких аукционах, потом в крупных, а потом в миллиардеры. -долларовые конкурсы.
Кому подойдет специальность
Профессия подходит для активных людей с аналитическим складом ума. Многогранность работы требует усидчивости, внимательности при оформлении документации и проведении расчетов, а также умения деликатно общаться. Замкнутые и неуверенные в себе люди будут чувствовать себя в таком положении некомфортно.
Где работать
Специалисты по закупкам найдут работу в торговых сетях или компаниях, которым необходимо совершать закупки для производства. Следует отметить, что темпы работы в розничных сетях на порядок выше, потому что есть необходимость в ежедневном мониторинге и обновлении ассортимента. Но при этом и зарплаты выше.
Рабочие места можно найти как в малом бизнесе, так и в крупных государственных или частных производственных компаниях.
Заработная плата
Зарплата менеджера по закупкам зависит от многих факторов. Начиная со стажа работы, уровня ответственности работника и заканчивая сферой деятельности и объемом продаж или производства компании. Таким образом, распределение зарплат в России составляет от 25 000 до 100 000 рублей в месяц. В Москве сотрудник компании в должности завхоза получает 45-55 тысяч, в Санкт-Петербурге оклад колеблется от 43 до 48 тысяч рублей. Средняя зарплата покупателя в целом по России составляет 60 000 рублей.
Как правило, новички получают минимальную заработную плату. Опытные специалисты, занимающие высокие должности в крупных компаниях, получают заработную плату до 300 тысяч рублей в месяц.
Данные актуальны на май 2019 года и взяты из службы занятости Яндекса
Перспективы повышения
Без опыта работы получить должность менеджера по закупкам – уникальная возможность. Новичков часто нанимают в качестве помощников по закупкам, аналитиков или трейдеров. Названия должностей могут варьироваться от компании к компании. Но техническое задание остается неизменным. Это заказ товара, мониторинг его оборота (движения и остатков), мониторинг цен, а также аналитическая обработка информации.
Зарекомендовав себя с положительной стороны, новичок недолго задержится на должности помощника. Перевод на полный рабочий день может произойти даже через несколько месяцев после трудоустройства.
Через 2-3 года менеджер с потенциалом развития вполне может получить должность начальника отдела снабжения компании. Но в этой гонке потолок не достигнут. Лучшие специалисты в области снабжения могут быть повышены до финансового или коммерческого директора или даже занять должность генерального директора компании.
У менеджера по закупкам плотный и достаточно активный график. Профессия будет интересна коммуникабельным людям, умеющим обращаться с документами, быстро анализировать информацию, быстро реагировать на изменения моды или запросы потребителей. При правильном образовании и навыках человеку не составит труда проявить себя в сфере поглощений и подняться до руководящей должности в компании.
Должностные и функциональные обязанности специалиста по закупкам
44-ФЗ прописывает основные направления, по которым работает специалист по закупкам.
Функции этого должностного лица заключаются в следующем:
- разработать план закупок на заданный период;
- контроль всех конкурсных процедур, документальное сопровождение каждого этапа контрактации;
- определение победителя и последующая работа с поставщиками;
- постоянный мониторинг цен на товары и услуги по профилю организации.
Все это, как было сказано выше, необходимо указать в должностной инструкции. Специалист должен действовать в рамках своих функций, соблюдать требования работодателя и знать свои права.
Что должен знать специалист по закупкам. Профессиональный стандарт:
- требования законодательства Российской Федерации и нормативных правовых актов, регулирующих деятельность в сфере подбора персонала;
- основы гражданского, бюджетного, аграрного, трудового и административного законодательства в части его применения к договорам;
- основы антимонопольного законодательства;
- основные понятия бухгалтерского учета с точки зрения применения к заключению договоров;
- особенности рыночного ценообразования (по адресам);
- методы определения и обоснования максимальных начальных цен контрактов;
- основные компьютерные концепции с точки зрения применения к заключению контрактов;
- этика делового общения и правила ведения переговоров;
- трудовая дисциплина и правила внутреннего трудового распорядка;
- требования охраны труда.
Навыки покупки включают в себя:
- контролировать цены на закупаемые организацией товары, определяя начальную цену договора и ее обоснование;
- подготовка документов для приема на работу в соответствии с требованиями законодательства и внутренних правил организации;
- анализ запросов поставщиков;
- выбор провайдеров на основании ваших запросов на участие в соответствии с буквой закона;
- вести переговоры, составлять запросы и предложения;
- отличное владение компьютерными программами (стандартные и специализированные офисные);
- создание и ведение баз данных закупок (корректировки, дополнения и т.д.);
- анализ совершенных закупок, разработка плана повышения эффективности работы, при необходимости;
- взаимодействие с банками по оплате выполненных работ, оказанных услуг или поставки товаров по результатам сотрудничества с поставщиками, а также возврат денежных средств.
Документы, регламентирующие работу специалиста по закупкам:
- законодательство Российской Федерации (в основном 44-ФЗ);
- описание Работы;
- договор подряда;
- внутренние акты компании.
Кроме того, можно создать документ, в котором будут указаны должностные функции специалиста, в основном совпадающие с его обязанностями, но написанные более обобщенно, например, так:
- собирать данные о потребностях организации в определенных товарах, выполнять работы и оказывать услуги, контролировать цены на эти работы, товары и услуги;
- организация сотрудничества с различными поставщиками по результатам контрактации;
- подготовка необходимых документов для заключения договора;
- организовывать и осуществлять все закупочные мероприятия;
- подведение итогов покупки;
- выполнение задач, возложенных на него органами власти, но в рамках функций специалиста.
Права работника также могут быть подробно прописаны. Например, специалист по закупкам имеет право действовать от имени организации и представлять ее интересы перед контрагентами, государственными и муниципальными органами. Вы также можете самостоятельно планировать свою работу, вносить в нее коррективы, принимать решения в пределах своих полномочий. Работник вправе предложить некоторые меры по повышению эффективности работы организации.
Что еще должен учитывать специалист по закупкам? Обязанности, которыми он наделен, должны выполняться своевременно. Если этого не происходит, организация вправе применить к работнику определенные меры воздействия. К ним относятся выговор, замечание или увольнение, если на это есть основания. Кроме того, работник организации должен нести ответственность за нанесение ущерба предприятию и нарушение трудовой дисциплины.
При приеме на работу человек обязан написать заявление о приеме на работу, подписать трудовой договор и должностную инструкцию. Подпись означает, что специалист ознакомился с документом и согласен со всеми его пунктами. В должностной инструкции, помимо подписи и ее расшифровки, работник ставит дату знакомства с ним. Свой экземпляр вы должны хранить по месту работы, второй остается в кадровой службе. Отметка об ознакомлении с инструкцией ставится в специальном журнале учета.
Права
Поскольку агент по закупкам является сотрудником компании, у него есть не только обязанности, но и права. Объем прав работника определяется должностной инструкцией. Работнику предоставляются права, связанные с:
- возможность взять на себя инициативу по совершенствованию процессов, связанных с тендером;
- получить помощь руководителя в реализации прав и обязанностей работника;
- обеспечение работодателем надлежащих организационно-технических условий труда;
- устанавливать межструктурные отношения в процессе выполнения обязательств, вытекающих из договорных процедур.
Ответственность
Работодатель предусматривает ответственность специалиста в должностной инструкции. Раздел включает в себя:
- контроль за выполнением плана госзаказа;
- неразглашение конфиденциальной информации;
- соответствие PWTR;
- соблюдение требований действующего законодательства о торгах;
- предотвращение правонарушений, причиняющих материальный ущерб;
- несоблюдение обязанностей, установленных инструкцией.
Статистика рынка труда в сфере госзакупок
На сайте hh.ru размещено 844 вакансии специалиста по закупкам. Более 100 работодателей ищут специалистов по тендерам и тендерной документации. Средняя заработная плата такого специалиста составляет 80 000 рублей. Максимальная вилка достигает 250 000 рублей.
Большинство работодателей ищут сотрудников с опытом работы от 1 до 3 лет, но лучшие условия и самая высокая заработная плата предлагаются специалистам, проработавшим в сфере рекрутинга более пяти лет.
Что касается требований к кандидату, то они стандартны:
- высшее образование;
- опыт участия в тендерах;
- знание 44-ФЗ, 223-ФЗ;
- умение работать с документами, вести деловую переписку;
- устная и письменная грамотность;
- способность работать в режиме многозадачности;
- умение анализировать информацию.
Для кандидата на должность начальника тендерного отдела также требуется:
- высокие коммуникативные навыки, умение убеждать, продавать, гибкость, настойчивость, отличные навыки ведения переговоров;
- большой опыт участия в тендерах.
В обязанности работника на вакантом месте «Специалист по тендерам» входит следующее:
- мониторинг коммерческих и государственных закупок;
- подготовка, формирование и подача заявок на участие в закупках по 44-ФЗ, 223-ФЗ и других коммерческих закупках;
- анализ тендерной документации, выявление соответствия/несоответствия требованиям заказчика, принятие мер по устранению несоответствий;
- взаимодействие с клиентом/организатором аукциона – запрос на разъяснение положений документации;
- взаимодействие с третьими лицами — запрашивать необходимые документы у государственных и контролирующих органов;
- контроль времени проведения торгов, мониторинг результатов торгов;
- регистрация и аккредитация в ЭТП;
- заказ, регистрация ЭЦП и ее сопровождение;
- документооборот;
- деловая переписка с клиентами;
- контроль и учет результатов участия в приобретениях и отчетность.
Для кандидата на должность начальника тендерного отдела также:
- оценка экономической целесообразности участия в аукционе;
- подготовка информации и материалов по результатам оценки для принятия решения об участии в аукционе;
- другие требования, адаптированные к конкретным компаниям.
- Большинство работодателей хотят видеть на должность специалиста по тендерам опытного специалиста. Не отчаивайтесь, если у вас нет такого опыта. Некоторые компании целенаправленно ищут неопытных сотрудников. Директор одной из таких компаний объяснил, почему они предпочитают нанимать неопытных специалистов:
Когда я искал тендерного специалиста в свой штат, то часто сталкивался с такой ситуацией: на собеседование приходит опытный специалист, хорошо выглядит, хорошо говорит. Вы спрашиваете об основах — вы клянетесь, что знаете все это и создавали приложения тысячу раз. Принимаем человека на стажировку, даем заявки на обучение. Вы ошибаетесь, но это кажется несущественным. Думаю «ну ничего, будем учиться». Но проходит месяц, другой, а возложенные на работника надежды не оправдываются, и в конце концов он уходит.
Проанализировав череду неудач в поисках сотрудника, я пришел к выводу, что самое главное — это внимание и умение концентрироваться. Даже если вы немного отвлечетесь, продолжайте с того места, на котором остановились, и продолжайте. Необходимо было выяснить, как выявить самых внимательных сотрудников. В результате мы приняли решение проводить двухэтапное собеседование, в ходе которого мы проверяем внимательность соискателей и оцениваем их профессиональные навыки. Результат порадовал: 80% людей, прошедших на второй этап, остались в нашем штате. Я стал тратить меньше времени на собеседования, и мы перестали учить людей даром!
Теперь у нас в штате есть бывшие экономисты, логисты, юристы и даже продавцы спорттоваров. Все они полностью соответствуют необходимым требованиям к настоящему специалисту по тендерам и не боятся стресса.
Положительные и отрицательные стороны профессии
Некоторые компании рассматривают менеджера по закупкам как исполнительного сотрудника, четко выполняющего поставленные перед ним задачи. В других используется другой подход: вам предоставляется возможность влиять на стратегию приобретения. Кто-то видит в этом возможность реализации собственных идей и подходов, дальнейший карьерный рост, а кто-то – страх совершить ошибку.
Однако к основным преимуществам этой профессии можно отнести:
- высокое вознаграждение, в соответствии с возложенными функциями;
- престиж;
- способность действовать самостоятельно;
- продвижение по службе;
- разнообразие работы
Но есть и нюансы, которые считаются отрицательной стороной профессии. А именно:
- высокая степень ответственности;
- существенная зависимость от внешней среды (политическая и экономическая атмосфера, география деятельности и др);
- высокая рыночная конкуренция.
Чтобы стать профессионалом в области управления, необходимо обладать исключительными навыками плодотворного взаимодействия с поставщиками и умением добиваться поставленных целей. Вы должны уметь вести переговоры, а также договариваться о предоставлении скидок, квот, возможности возврата нереализованной продукции.
Специалисты и эксперты по госзакупкам
От лиц, осуществляющих закупки в коммерческих организациях, следует отличать специалистов и экспертов по государственным закупкам. Это лица, деятельность которых направлена на обеспечение государственных и муниципальных заказчиков товарами, работами или услугами в порядке, установленном Федеральным законом № 44-ФЗ.
Специалистов и экспертов по 44-ФЗ от простых управленцев отличают следующие особенности:
- специальный работодатель — федеральный или муниципальный орган, бюджетное, автономное, государственное учреждение или унитарное предприятие либо иное юридическое лицо, имеющее договор о передаче полномочий от государственного заказчика и расходующее бюджетные средства;
- источник финансирования приобретения: федеральный, местный или региональный бюджеты;
- основная задача — соблюдение правил и процедур, установленных 44-ФЗ.
В сфере государственных закупок задействованы две группы должностей: специалисты и эксперты. Для них установлены специальные требования и изданы специальные профессиональные стандарты, соблюдение которых является обязательным.
Рейтинги
Специалисты | Эксперты |
Профессиональный стандарт специалистов по закупкам установлен приказом Минтруда России от 10 сентября 2015 г. № 625н.
Существует четыре профессиональных уровня специалистов по закупкам: от пятого – это технические работники, занимающиеся сбором и обработкой информации, до высшего – восьмого. Его владельцы посвящены мониторингу и аудиту покупок. Требуемый уровень образования зависит от уровня специалиста. Для пятого достаточно профильного вуза, для восьмого требуется диплом специалиста или магистра. Сотрудники всех уровней должны получить профильное образование в области закупок. Требования к стажу разные: специалисты пятого уровня вообще не имеют опыта, восьмого — не менее пяти лет в закупках. |
Профессиональный стандарт специалиста по закупкам установлен приказом Минтруда России от 10 сентября 2015 г. № 626н.
У экспертов всего три карьерных уровня: 6, 7 и 8. Все специалисты имеют высшее образование: для шестого уровня достаточно степени бакалавра, для седьмого и восьмого — специалиста или магистра и специального образования в области подбора персонала. Все специалисты должны иметь опыт работы: шестой уровень — от трех лет, восьмой — не менее пяти лет и опыт работы на руководящей должности. |
Обязанности | |
Специалисты | Эксперты |
Конкретные обязанности работника зависят от его уровня, квалификации, опыта и навыков. В целом задача специалистов по закупкам заключается в том, чтобы закупочная деятельность в организации:
|
Деятельность экспертов носит более теоретический характер, они:
|
Помимо особых требований, предъявляемых к специалистам по госзаказу, и выполняемых ими специальных функций, на лиц, работающих по 44-ФЗ, ложится особая ответственность по ст. 7.29 — 7.32.6 КоАП РФ.
Принцип профессионализма и требование к профессии
Статья 9 Закона № 44-ФЗ устанавливает принцип профессионализма клиента. Этот принцип подразумевает, что деятельность по подбору персонала должна осуществляться на профессиональном уровне с участием квалифицированных специалистов, обладающих теоретическими знаниями и навыками в области подбора персонала.
Поддержание и повышение уровня квалификации и профессионального образования должностных лиц, осуществляющих деятельность в области подбора персонала, возможно, в том числе путем повышения квалификации или профессиональной переподготовки в области подбора персонала в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Важно! В связи с несоблюдением принципа профессионализма и неприменением профессиональных стандартов в контрактной системе органы контрактного контроля вправе осуществлять контроль и применять административные меры ответственности.
Административная ответственность установлена в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ в части нарушений законодательства о труде и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права.
Управление государственными и муниципальными закупками (144, 120, 40 академических часов) — дополнительная программа повышения квалификации для договорных администраторов, специалистов контрактной службы, закупочных комиссий Обязанность работодателей по соблюдению квалификационных требований к работникам при наличии таковых, установленных нормативных правовых актов, профессиональные стандарты установлены в статье 195.3 ТК РФ.
Закон № 44-ФЗ содержит такие требования к квалификации работников, в связи с чем заказчик обязан контролировать соответствие квалификации своих специалистов по закупкам установленным нормам и профессиональным стандартам.
Контрактная служба: понятие, состав, требования к сотрудникам
В Законе № 44-ФЗ контрактная служба или контрактный администратор отнесены к специалистам по закупкам, обеспечивающим планирование и исполнение закупок товаров, работ, услуг.
Под служебным контрактом понимается группа должностных лиц-заказчиков, на которых возложена подрядная деятельность для государственных и муниципальных нужд. Контрактная служба действует в соответствии с положением (положением), разработанным и утвержденным на основании типового положения (положения), утвержденного приказом Минэкономразвития России от 29 октября 2013 г. № 631.
Создание службы заказчика по контракту предусмотрено, если общий годовой объем закупок заказчиком по графику превышает 100 млн руб.
Контрактная служба создается одним из следующих способов:
- создание отдельного структурного подразделения;
- утверждение Заказчиком постоянного штата сотрудников Заказчика, выполняющих функции по договору оказания услуг без образования отдельного структурного подразделения.
Если годовой объем закупок клиента не превышает 100 млн рублей и не имеет контрактного обслуживания, заказчик назначает контрактного управляющего — должностное лицо, ответственное за осуществление закупки или различных закупок, в том числе за исполнение каждого контракта. Администратором контракта может быть только один сотрудник заказчика.
Работники контрактных служб, контрактный управляющий должны иметь высшее образование или дополнительное профессиональное образование в сфере подрядной работы (ч. 6 ст. 38 Закона № 44-ФЗ).
В соответствии с Законом № 44-ФЗ (ч. 5 ст. 39 Закона № 44-ФЗ) при создании комиссии по подбору персонала предпочтение отдается лицам, прошедшим профессиональную переподготовку или повышение квалификации в сфере подряда, как а также лица, обладающие специальными знаниями, относящимися к предмету договора.
Профстандарты в сфере закупок
Профессиональные стандарты, разработанные в соответствии со статьей 195.1 ТК РФ, призваны обеспечить принцип профессионализма клиента, предусмотренный положениями статьи 9 Закона № 44-ФЗ.
Профессиональный стандарт – это характеристика квалификации, необходимой работнику для выполнения определенного вида профессиональной деятельности, в том числе для выполнения определенной трудовой функции.
Приказами Минтруда России от 10 сентября 2015 г. № 625н, № 626н в области подбора персонала утверждены следующие профессиональные стандарты:
- «Специалист по закупкам»;
- Эксперт по закупкам».
Важно! Данные профессиональные стандарты являются обязательными с точки зрения квалификационных требований к работнику. То есть сложившаяся ситуация обязывает соответствовать профессиональным стандартам специалиста по закупкам с документами об образовании в сфере закупок.
Применение иных положений профессиональных стандартов в отношении квалификаций является добровольным.
Стандарты закупок применяются при закупках для государственных, муниципальных и корпоративных нужд, а значит, профессиональный стандарт распространяется не только на заказчиков, действующих в рамках Закона № 44-ФЗ, но и на заказчиков, действующих в рамках Закона № 223-ФЗ.
Положения Закона № 223-ФЗ не содержат обязательных требований к квалификации работников. Однако клиенты вправе самостоятельно устанавливать требования к квалификации сотрудников, в том числе путем применения профессиональных стандартов.
Остановимся подробнее на стандартах №625н, №626н.
Профстандарт «Специалист в сфере закупок»
Стандарт «Специалист в области подбора персонала» устанавливает единые требования к уровню квалификации специалиста в области подбора персонала, определяется содержание должностных функций специалиста в области подбора персонала.
Всего в рамках системы профессиональных стандартов установлено девять квалификационных уровней от 1-го (низшего) до 9-го (высшего).
Профессиональный стандарт специалиста по закупкам предусматривает четыре квалификационных уровня, с 5 по 8.
Каждый квалификационный уровень имеет свой набор должностных функций, требований к образованию, обучению и опыту работы в сфере подбора персонала:
Уровень квалификацииОбобщенное название должностной функцииДолжностные обязанностиТребования к образованию и обучениюТребования к практическому опыту работы
5-й | Покупка | — предварительный сбор данных о потребности, ценах товаров, работ, услуг;
— подготовка закупочной документации; — обработка результатов закупки и заключение договора |
Среднее профессиональное образование.
ДПО (дополнительное профессиональное образование) — программы повышения квалификации и программы профессиональной переподготовки в сфере подбора персонала |
Не установлен |
6-й | Покупка | — подготовка планов и обоснование закупок;
— осуществление договорных процедур |
ВО (высшее образование) — степень бакалавра.
ДПО — программы повышения квалификации/или программы профессиональной переподготовки в сфере подбора персонала |
Стаж работы не менее 3 лет |
7-й | Рассмотрение результатов договора, приемка договора | — проверка соблюдения условий договора;
— проверить качество представленных товаров, работ и услуг |
ВО – специальность, магистратура.
ДПО — программы повышения квалификации/или программы профессиональной переподготовки в сфере подбора персонала |
Стаж работы не менее 4 лет |
8 | Контроль закупок | — сопровождение в сфере заключения договоров;
— аудит и контроль при заключении договоров |
ВО – специальность, магистратура.
ДПО — программы повышения квалификации/или программы профессиональной переподготовки в сфере подбора персонала |
Не менее 5 лет в сфере закупок, в том числе не менее 2 лет на руководящих должностях |
Профстандарт «Эксперт в сфере закупок»
Стандарт «Эксперт в сфере подряда» на практике касается заказчика в первую очередь при выполнении общеслужебной функции по экспертизе исполнения и результатов исполнения договора.
Так, в соответствии со статьей 94 Закона № 44-ФЗ заказчик обязан провести экспертизу по проверке результатов, предоставленных поставщиком, предусмотренных договором, в части его соответствия условиям договора.
В случаях, когда участие экспертов, экспертных организаций в проведении экспертизы поставленных товаров, выполненных работ или оказанных услуг не входит в обязанности заказчика, он проводит экспертизу за свой счет.
Для обобщенной должностной функции «Экспертиза в сфере подряда для государственных, муниципальных и хозяйственных нужд» установлен 7-й квалификационный уровень, для выполнения которого предъявляются следующие требования:
Должностные обязанностиТребования к образованию и обучениюТребования к практическому опыту работы
рассмотрение процедуры найма; проверка исполнения и результатов исполнения договора | ВО – специальность, магистратура.
ДПО — программы повышения квалификации/или программы профессиональной переподготовки в сфере подбора персонала |
Не менее четырех лет работы |
С учетом рассмотренных стандартов клиентам следует выбирать программы повышения квалификации и курсы для своих специалистов.
Дополнительная профессиональная подготовка в сфере государственных закупок предполагает прохождение курсов повышения квалификации с получением свидетельства о повышении квалификации.
Обучение по 44-ФЗ, 223-ФЗ Непрерывное обучение и переподготовка в Контур.Школа Подробнее о курсах
Подводя итог, еще раз отметим важность поддержания и повышения уровня квалификации и профессионального образования специалистов в области подбора персонала.
Важность заключается не только в обязательных требованиях по поддержанию профессионализма клиента, но, в первую очередь, в снижении риска совершения ошибок при заключении договора, что влечет за собой дополнительные затраты времени и материала, а также последующие санкции со стороны контролирующие органы при выявлении нарушений.
Где учатся на специалиста по госзакупкам
Законодательно установлено, что эту должность может занимать только работник, имеющий профильное образование или прошедший профессиональную переподготовку. Пункт 2 статьи 9 44-ФЗ также устанавливает обязательность прохождения курсов повышения квалификации контрактных администраторов.
Приказ Министерства образования и науки Российской Федерации от 1 июля 2013 г. № 499 регламентирует порядок обучения и определяет сроки. Не менее 16 часов на повышение квалификации и не менее 250 часов на переподготовку.
Профессиональное обучение может осуществляться учреждениями дополнительного профессионального образования, имеющими соответствующую аккредитацию.
Допускаются очная и заочная формы. Соискатель со средним профессиональным образованием может пройти программу переподготовки или курсы повышения квалификации на должность «специалист по государственному заказу». Для повышения квалификации вам также понадобится диплом о профессиональном обучении.
Экспертом в сфере закупок может стать кандидат с высшим образованием и опытом работы в сфере государственных закупок не менее 5 лет, а также от 3 лет на руководящих должностях.
Какое образование нужно и где его получить
Работодатель ценит наличие качественного высшего образования. В российских вузах нет профильного образования по специальности менеджер по закупкам. Однако для получения должности поставщика можно получить смежную специальность на факультетах менеджмента, маркетинга, логистики. Кроме того, приветствуется обучение, близкое к деятельности компании: медицинское, техническое, художественное и т д. Имея высшее экономическое образование, можно найти работу практически в любой компании.
В России насчитывается более 150 высших учебных заведений, выпускающих специалистов в области торговли, опыта и торговли. Лучшими университетами являются:
- Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации;
- Косыгин Российский государственный университет;
- РЭУ им. Плеханов;
- Российский университет кооперации и другие.
По окончании учебного заведения выпускник, получивший степень бакалавра, имеет возможность трудоустроиться.
Всевозможные курсы для менеджеров по закупкам помогут повысить квалификацию специалистов в области снабжения. Однако устроиться на работу в компанию, имея лишь сертификат об окончании таких курсов, практически невозможно.
Какие дополнительные образовательные программы могут пригодиться специалистам в работе
После подведения итогов аукциона часто возникают споры. В некоторых случаях их можно решить на месте. Однако в сложных ситуациях окончательный вердикт выносит суд. Специалист по закупкам принимает непосредственное участие в разрешении споров. Поэтому знание юриспруденции для него большое преимущество. Зачастую это позволяет сразу решить спор и избежать судебного разбирательства.
Также важно хорошо знать экономическую сферу деятельности, с которой работает организация специалиста в рамках государственных закупок. Для каждого адреса государственные контролирующие органы устанавливают свои нормативные характеристики. Специальные обучающие программы помогают избежать нарушений и понять установленные правила. Например, найм в строительной отрасли и найм в сфере здравоохранения .
Контрактный администратор должен проявлять особую осторожность при составлении документов. В этой сфере часто возникают споры из-за попыток клиента манипулировать количеством участников торгов. Любая непродуманная фраза в договоре может привести к обвинениям в коррупции и последующим судебным разбирательствам.
Устанавливая жесткие требования к качеству товаров и услуг, клиент рискует быть обвиненным в умышленном ограничении количества участников торгов, нарушении основных принципов государственных закупок.
Например, в Оренбургской области рассматривалось тендерное дело. Клиент установил, что в тендере могут участвовать только компании, имеющие опыт оказания услуг в дочерних обществах ЗАО «Х». После рассмотрения дела комиссия приняла решение убрать этот пункт из договора.
Верховный суд рассмотрел дело о проведении конкурса в Краснодарском крае. Клиент установил в качестве критерия наличие у участников торгов опыта в строительстве и ремонте дорог. Верховный суд посчитал, что такая позиция нарушает основной принцип конкуренции, предусмотренный статьей 8 Закона № 44-ФЗ, и постановил исключить этот пункт из договора.
Должностная инструкция специалиста по закупкам
Любая должностная инструкция формируется для специалиста конкретной организации. В нем перечислены обязанности работника, требования к его работе, права, ответственность за халатность при выполнении трудовых обязанностей. У каждого специалиста по закупкам должна быть должностная инструкция. Обязанности в нем должны быть четко детализированы согласно фактическим функциональным возможностям сотрудника.
Наряду с трудовым договором должностная инструкция является основным документом, который подписывает человек при устройстве на работу в любую организацию. В обязанности специалиста по закупкам должно входить только то, что написано в инструкции. Делать то, что в нем не отражено, работник не должен и не имеет права. Именно поэтому грамотное составление этого документа является важной задачей для отдела кадров учреждения.
В процессе составления должностной инструкции нужно ориентироваться на законодательство и стандарты, существующие в конкретном регионе. Из чего состоит такой документ?
- Первый раздел содержит информацию о том, что должностная инструкция согласована и утверждена всеми ответственными за ее создание. Эти люди ставят свои подписи на документе (с расшифровкой), указывается дата подписания. В основном разработкой и утверждением должностной инструкции занимаются отдел кадров, юридический отдел и отдел, для которого составляется данный документ.
- Ниже перечислены требования, предъявляемые к работнику на данную должность: образование, знания, навыки, умения, опыт работы. Это может быть возраст и какие-то другие особые требования, характерные для работы на этой должности. Документ должен содержать перечень законодательных актов, а также внутренних документов организации, с которыми будущий сотрудник обязан ознакомиться перед тем, как приступить к своим обязанностям. Инструкция также содержит информацию о том, как работник принимается на работу, увольняется, местонахождение часов работы и механизм замены работника в случае необходимости. Кроме того, предоставляется руководство.
- Далее следует раздел, в котором излагаются права и обязанности работника. Эта часть должна быть подготовлена с особой тщательностью, обязанности работника четко детализированы согласно его фактической деятельности. К правам работника, как правило, относятся право на достойные условия труда, право на доступ к информации, необходимой для выполнения своих обязанностей, право вносить предложения по улучшению рабочего процесса.
- В последнем разделе содержится информация об ответственности работника за небрежное выполнение служебных обязанностей.
Перечень обязанностей специалиста по закупкам формируется в соответствии с 44-ФЗ, регулирующим всю деятельность по проведению государственных торгов.
Согласно этому федеральному закону обязанности специалиста по закупкам и специалиста по закупкам очень схожи, но есть ряд отличий. Круг обязанностей специалиста по закупкам намного шире, затрагивая как место в должностной иерархии, размер заработной платы и, конечно же, содержание должностных инструкций. Для специалиста по закупкам он будет объемнее и требования будут жестче. Это важно учитывать при составлении документа.
Зачем нужна инструкция
Построение эффективных деловых отношений с работником требует от работодателя документального оформления сферы ответственности специалиста, требований к нему и других аспектов его деятельности. Для этого используется должностная инструкция, в которой прописываются ключевые моменты работы, что снижает вероятность конфликтов между сторонами. Исходя из пунктов инструкции, работодатель вправе ожидать, что специалист будет выполнять указанные в ней функции. В свою очередь работник знает, сколько у него прав и каких действий от него ожидает работодатель.
Дополнительно следует отметить, что инструкция является документом, имеющим юридическое значение, который может быть использован в судебном и трудовом судопроизводстве.
Специфика документа
Построение продуктивных рабочих отношений включает в себя написание должностной инструкции. Определяются основные аспекты взаимоотношений руководства компании и специалиста, приглашенного на работу.
Руководители организации, исходя из положений настоящей инструкции, ожидают от специалиста четкого выполнения согласованных функций. Специалист также вправе организовать свою деятельность, избегая риска возложения на него дополнительных обременений, не указанных в СК.
Инструкция является юридически обязывающим документом, служащим в том числе средством нейтрализации конфликтных ситуаций. Стороны, исходя из его положений, могут урегулировать конфликт путем переговоров, а не судебного разбирательства.
Основы написания должностной инструкции
В действующем законодательстве не прописаны ключевые моменты составления должностной инструкции. Следовательно, работодатели могут составлять его в соответствии со своими потребностями, если его положения не противоречат трудовому законодательству.
Существуют определенные стандарты написания должностных инструкций. Согласно этим стандартам инструкция состоит из 4 основных разделов, описывающих основные стороны деятельности работника:
- Общий раздел.
- Функции.
- Права.
- Ответственность.
Кроме того, работодатель может добавить еще несколько разделов, в которых более подробно распишет условия труда или критерии оценки работника. Очень часто крупные компании используют дополнительные баллы в КИ.
Общий раздел
Начальный раздел, в котором описаны общие принципы взаимодействия работодателя и работника (увольнение, временная замена, квалификационные требования и др.). Важнейшей частью раздела является перечисление навыков, необходимых специалисту. Они должны соответствовать перечисленным ниже функциям.
У разных менеджеров по закупкам их функции могут сильно различаться: работа с импортом, государственными закупками или с национальными поставщиками требует разных знаний. Поэтому такие требования, как языковое образование или знание ФЗ № 44, должны прописываться в индивидуальном порядке.
Функции
Ключевой раздел для определения зоны ответственности специалиста. В то время как ключевой функцией менеджера по закупкам является организация поставок необходимых фирме товаров, многие работодатели здесь прописывают дополнительные обязанности для специалиста (анализ, получение импортных документов и т д.). Важно, чтобы эти функции не отвлекали руководителя от его основных обязанностей.
Как правило, менеджеров по закупкам несколько. Желательно составить должностную инструкцию с учетом специфики их деятельности, во избежание конфликтов и путаницы между ними.
Ответственность
Типовой раздел, подробно объясняющий основные моменты, как наказать руководителя за различные правонарушения. Важно не описывать конкретные меры ответственности, которые можно определить только в случае детальных процедур. Поэтому данный раздел ограничивается изложением общих принципов ответственности.
Права
Последний стандартный раздел, в котором перечислены основные права администратора. При необходимости вы можете дополнить стандартный список прав: получать информацию, участвовать в собраниях и т.д. — дополнительные права, такие как выезд за границу.
Подготовленная и согласованная инструкция печатается на бланке. Завершающим этапом является его заверение подписями нанимаемого работника, директора компании и руководителей, с которыми было согласовано это назначение. Штамп компании на инструкции ставить не нужно.
Образец должностной инструкции специалиста по закупкам
Образец должностной инструкции разработан с учетом профессионального стандарта Специалист по закупкам
Общие положения
1.1. На должность специалиста по закупкам принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование, дополнительное профессиональное образование по программе повышения квалификации, программе переподготовки в области закупок.
1.2. Специалист по закупкам должен знать:
1) требования законодательства Российской Федерации и нормативных правовых актов, регулирующих деятельность в сфере подбора персонала;
2) основы гражданского, бюджетного, территориального, трудового и административного законодательства в части его применения к найму;
3) основы антимонопольного права;
4) основы бухгалтерского учета применительно к приобретениям;
5) характеристика рыночных цен (по адресам);
6) методы определения и обоснования начальных максимальных цен контрактов;
7) особенности подготовки договорной документации;
8) основы информационных технологий с точки зрения их применения к заключению договоров;
9) этика делового общения и правила ведения переговоров;
10) трудовая дисциплина;
11) Правила внутреннего трудового распорядка;
12) требования охраны труда и правила пожарной безопасности;
13) ……… (другие документы, материалы и т.п)
1.3. Специалист по закупкам должен уметь:
1) пользоваться компьютерной техникой и другим вспомогательным оборудованием, средствами связи и связи;
2) создавать и вести информационную базу данных;
3) изготавливать документы, формировать, хранить, направлять документы и сведения;
4) обобщать полученную информацию, цены на товары, работы, услуги, обрабатывать ее статистически и формулировать аналитические выводы;
5) обосновать первоначальную цену покупки (максимальную;
6) описать цель договора;
7) разрабатывает закупочную документацию;
8) анализировать полученные запросы;
9) оценивает результаты и подводит итоги процедуры закупки;
10) подготавливает и согласовывает протоколы заседаний закупочных комиссий на основании решений, принятых членами закупочной комиссии;
11) работа над единой информационной системой;
12) проверять необходимую документацию для заключения договоров;
13) осуществляет процесс заключения договоров с поставщиками (подрядчиками, исполнителями);
14) взаимодействует с закупочными комиссиями и оказывает техническое обеспечение деятельности закупочных комиссий;
15) подготовить и подготовить акт, содержащий сведения об исполнении договора, о выполнении промежуточных и окончательных условий исполнения договора, о ненадлежащем исполнении договора (с указанием допущенных нарушений) либо о нарушении условий договора договора и о санкциях, примененных в связи с нарушением условий договора или его нарушением, изменением или расторжением договора в процессе его исполнения, изменением договора или расторжением договора;
16) организовывать платежи/возвраты;
17) организует выплату денежных сумм по банковской гарантии в предусмотренных случаях;
18) ……… (другие умения и навыки)
1.4. Специалист по закупкам руководствуется:
1) Федеральный закон от 05.04.2013 N 44-ФЗ «О системе договоров в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», Федеральный закон от 18.07.2011 N 223-ФЗ «О закупках» товаров, работ, услуг отдельных видов юридических лиц», Федеральный закон от 02.12.1994 № 53-ФЗ «О закупках и поставках сельскохозяйственной продукции, сырья и продовольствия для государственных нужд»;
2) ……… (наименование учредительного документа)
3) Положение о ……… (наименование структурного подразделения)
4) настоящая должностная инструкция;
5) ……… (наименования локальных нормативных актов, регулирующих
должностные обязанности по должности)
1.5. Специалист по закупкам подчиняется непосредственно ……… (должность руководителя)
1.6. ……… (другие общие положения)
Трудовые функции
2.1. Обеспечение закупок для государственных, муниципальных и корпоративных нужд:
1) предварительный сбор данных о потребностях, ценах товаров, работ, услуг;
2) подготовка закупочной документации;
3) обработка результатов закупки и заключение договора.
2.2. ……… (другие функции)
Должностные обязанности
3.1. В обязанности работника на вакантом месте «Специалист по закупкам» входит следующее:
3.1.1. В рамках должностных обязанностей, указанных в подпункте 1 пункта 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет обработку и анализ информации о ценах на товары, работы, услуги;
2) подготавливает и рассылает приглашения для определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей) различными способами;
3) обрабатывает, формирует и хранит данные, информацию, документы, в том числе полученные от поставщиков (подрядчиков, исполнителей).
3.1.2. В рамках должностных обязанностей, указанных в подпункте 2 пункта 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) Формы:
— начальная цена покупки (максимальная;
— описание предмета договора;
— требования к участнику контракта;
— порядок оценки участников;
— Проект договора;
2) готовит закупочную документацию;
3) осуществляет подготовку и публичное размещение извещения о закупке, документации о закупке, проектов договоров;
4) проверяет необходимую документацию для процедуры заключения контракта;
5) осуществляет организационно-техническое обеспечение деятельности закупочных комиссий;
6) Осуществляет надзор за поставщиками (подрядчиками, исполнителями) и заказчиками в сфере заключения договоров.
3.1.3. В рамках должностных обязанностей, указанных в подпункте 3 пункта 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) собирает и анализирует полученные запросы;
2) осуществляет организационно-техническое обеспечение деятельности закупочных комиссий;
3) осуществляет обработку заявок, проверку банковских гарантий, оценку результатов и подводит итоги процедуры заключения контрактов;
4) оформляет протоколы заседаний закупочных комиссий на основании решений, принятых членами закупочной комиссии;
5) осуществляет публичное размещение полученных результатов;
6) рассылает приглашения для заключения договоров;
7) проверять необходимую документацию для заключения договоров;
8) осуществляет процедуры заключения договора с поставщиками (подрядчиками, исполнителями);
9) доводить до всеобщего сведения сообщения, сведения о неисполнении договора, о санкциях, об изменении или расторжении договора, за исключением сведений, составляющих государственную тайну;
10) готовит документ о приемке результатов отдельного этапа исполнения договора;
11) Организовать:
— оплата поставленного товара, выполненной работы (ее результата), оказанной услуги, а также отдельных этапов исполнения договора;
— осуществление выплаты денежных сумм по банковской гарантии в предусмотренных случаях;
— возврат денежных средств, внесенных в качестве залога исполнения поручений или поручительства исполнения контрактов.
3.1.4. В рамках выполнения своих должностных обязанностей выполняет указания своего непосредственного начальника.
3.1.5. ……… (другие функции)
3.2. При исполнении своих обязанностей специалист по закупкам должен соблюдать следующие этические нормы:
1) соблюдать конфиденциальность информации;
2) соблюдать этику делового общения;
3) занимать активную позицию в борьбе с профессиональной нечестностью;
4) неразглашение материалов учебной работы;
5) не создавать конфликтных ситуаций на рабочем месте;
6) не совершать действий, порочащих профессию и репутацию коллег;
7) избегать клеветы и распространения информации, порочащей другие организации и коллег.
3.3. ……… (другие должностные инструкции)
Права
Специалист по закупкам имеет право:
4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений руководства организации, в совещаниях по их подготовке и реализации.
4.2. Запрашивать у непосредственного начальника пояснения и разъяснения по данным поручениям, выданным поручениям.
4.3. Запрашивать от имени непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, необходимые документы для исполнения поручения.
4.4. Ознакомьтесь с проектами управленческих решений относительно выполняемой вами роли, с документами, определяющими ваши права и обязанности в занимаемой должности, критериями оценки качества выполнения ваших должностных обязанностей.
4.5. Вносить предложения по организации работы в рамках своих должностных функций на рассмотрение своего непосредственного руководителя.
4.6. Участвовать в обсуждении тем, связанных с выполняемыми функциями.
4.7. ……… (другие права)
Ответственность
5.1. Специалист по закупкам несет ответственность:
— за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством в области подбора персонала;
— за правонарушения и преступления, совершенные при исполнении служебных обязанностей, в порядке, установленном действующим административным и уголовным законодательством Российской Федерации;
— за причинение вреда организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. ……… (другие положения об ответственности)
Заключительные положения
6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основании Профессионального стандарта «Специалист в области подбора персонала», утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 10 сентября 2015 г. N 625н, с учетом……. (подробности в локальных нормативных актах организации)
6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до заключения трудового договора).
Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подпись на листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); на копии должностной инструкции, хранящейся у работодателя ; в противном случае)
6.3. ……… (другие заключительные положения).
Мотивация менеджера по закупкам
Способы мотивации менеджера по закупкам будут зависеть от его функциональных обязанностей и полномочий. Как правило, такой менеджер влияет на такие факторы, как:
- себестоимость товаров (за счет снижения закупочных цен или оптимизации логистики);
- товарооборот (оптимизация остатков товаров первой необходимости и закупка товаров повседневного спроса);
- количество неликвидов, браков, возвратов;
- выполнение планов закупок;
- оптимизация условий сотрудничества с поставщиками;
- получать бонусы от провайдера.
Все показатели мотивации должны быть связаны с :
- параметры, на которые вы можете влиять;
- с параметрами, которые будут актуальны для компании, в которой вы работаете;
- с нашим предположением, что отдел закупок не только тратит, но и зарабатывает деньги для компании.
Критериями оценки работы менеджера по закупкам могут быть
Критерий | Суть оценки |
Процент маржи вклада (обычно базовая ставка P) | Изменяется в процентах, показывает влияние менеджера на стоимость товара. Чем ниже стоимость, тем выше процент. Мотивирует менеджера снижать закупочные цены и оптимизировать логистику |
Выставление счетов (соответствие стандартам выставления счетов) | В процентах показывает количество купленных товаров по отношению к динамике продаж. Мотивирует менеджера иметь оптимальное количество товара на складе, избегая ситуации переупаковки или нехватки товара |
Соблюдение плана закупок | Да/нет или % от плана выше или ниже. Он показывает точность расчета расходных материалов и правильную организацию процесса комплектования. Мотивирует менеджера правильно планировать и отлаживать цепочку поставок |
Доля неликвидных и медленно оборачиваемых активов | Изменяется в процентах, позволяет контролировать инвентарь. Мотивирует менеджера покупать товар правильно, избегая ситуации «купим, а потом посмотрим, работает или нет» |
Количество ящиков, которых нет в наличии (OOS — out of stock) | Процент упущенных продаж или количественное выражение (количество случаев). Мотивирует менеджера избегать ситуаций дефицита и поддерживать запасы. В качестве противовеса необходимо использовать критерии соответствия инвентаризации или регламента ротации (во избежание упаковки) |
Выполнение инвентаризации | Процент отклонения от нормы. Цель состоит в том, чтобы поддерживать оптимальные запасы, это мотивирует менеджера избегать нехватки и переупаковки |
Доля непроданных товаров после истечения срока годности (конец сезона) | В процентах от общей доли купленных товаров. Мотивирует оптимизировать сроки доставки и остатки на складе |
Увеличить долю товаров, приобретаемых на условиях торгового кредита | В процентах от общего запаса. Мотивирует менеджера увеличить кредитную линию и минимизировать вложенные средства |
Плата за стеллажи поставщика или рекламные предложения поставщика | Рассчитывается в процентах от полученной суммы. Мотивирует менеджера получать взносы, премии и другие суммы от поставщика в наличные деньги компании, а не в свой карман |
Количество закрытых жалоб | Процент от общего количества бракованной или возвращенной продукции мотивирует менеджера на работу с претензиями и окупаемость инвестиций |
Итак, давайте посмотрим, как можно мотивировать сотрудников такого отдела
Оклад
Такая мотивация вовсе не является мотивацией. Зарплата не может быть мотивацией для работника, но воспринимается как должное. Как правило, такая «система мотивации» распространена в небольших компаниях, где, по сути, не к чему привязать другие системы мотивации. На самом деле плюс только один — простота и предсказуемость таких расходов для компании, а все остальное будет минусами — покупателю будет все равно, сколько потеряет компания, если купит у поставщика по более высокой цене, т.е невозможность оценить качество работы такого менеджера и у такого менеджера может возникнуть соблазн брать взятки с поставщиков.
Оклад + премия (по достижению какого нибудь показателя)
Эта схема мотивации уже будет лучше предыдущей. Такая схема мотивации привязана к результату и в то же время позволяет специалисту получать заработную плату, составляющую 50-70% от общего вознаграждения. Среди преимуществ такого расчета можно выделить прозрачность расчета, но в то же время это недостаточно гибкая система, которая может привести к разорению со стороны руководителя, ведь для достижения одного показателя, он пожертвует другими.
Оклад + премия (с поправочными коэффициентами)
Такая схема мотивации хороша для компаний, где менеджеры по закупкам выполняют много функций и влияют на многие показатели. При этом оклад составит от 3 до 50% от общей суммы вознаграждения. Остальное будет зависеть от достижения KPI. Недостатком такой схемы можно назвать непрозрачность, но если задать четкий алгоритм расчета, проблем не возникнет. За основу будут взяты показатели маржинальной выгоды и товарооборота.
Автоматизация отдела закупок
Автоматизация закупок вносит значительный вклад в построение оптимальной операционной модели компании.
На сегодняшний день автоматизация закупок уже перешла из разряда рекомендаций в обязательную составляющую бизнеса, которая, помимо всего прочего, может значительно сократить сам отдел закупок, в котором около трети сотрудников бесполезны для компании. Кроме того, автоматизация обеспечивает прозрачность всех договоров и сделок, а остальным сотрудникам очень поможет в работе (автоматизация договоров, скоринг поставщиков и т д.). Если поиск поставщиков, их оценка, заполнение документов и т.п в вашей компании до сих пор ведется вручную, и вы по каким-то причинам опасаетесь сразу все это сдать на автоматизацию отдела закупок, реализуйте свое намерение постепенно — результат все равно будет виден невооруженным глазом.
Сегодня рынок предлагает большое количество решений для автоматизации отдела закупок, начиная от узкоспециализированных решений и заканчивая ERP-системами. Среди всех решений на рынке могу порекомендовать абсолютно бесплатную ERP ODOO, в которой процесс закупок можно тесно интегрировать с логистикой, продажами и бухгалтерией.