Образец гарантийного письма об оплате за товар: как составить

Содержание
  1. Что такое письменная гарантия
  2. Определение и юридические нормы
  3. В каких случаях требуется
  4. Гарантийное письмо вместо договора
  5. Гарантийное письмо как оферта
  6. Гарантийное письмо как акцепт
  7. Плюсы и минусы гарантийного письма как заменителя договора
  8. Гарантийное письмо: содержание документа
  9. Гарантийное письмо: требования
  10. Особенности гарантийных писем
  11. Разновидности гарантийных писем
  12. Как оформить документ
  13. Разработка шаблона
  14. Реквизиты
  15. Как написать
  16. Образцы
  17. Гарантийное письмо на юридический адрес
  18. Гарантийное письмо на поставку товара
  19. Пример гарантийного письма на подтверждение выполнения работ
  20. Гарантийное письмо на оплату
  21. Пример гарантийного письма о приеме на работу
  22. Какие ошибки допускают при составлении
  23. Как передать кредитору
  24. Письмо с просьбой оплатить задолженность
  25. Когда надо отправлять
  26. Возможные санкции
  27. Функции
  28. Элементы письма
  29. Как составить
  30. Образец
  31. Сроки реагирования
  32. Ответ
  33. Оплата третьим лицом

Что такое письменная гарантия

В законодательных актах нет прямого определения, что такое гарантийное письмо, но обычно под гарантией понимается документ об отсрочке платежа. Отправитель обязуется совершить какие-то действия, например, перевести деньги исполнителю. Письменная гарантия подтверждает наличие долга, и это всегда учитывается при рассмотрении спора в суде.

Благодаря такой бумаге у участников сделки выстраиваются доверительные отношения. Грамотно составленный документ позволяет перенести дату платежа без штрафов и пеней и избежать нарушения сроков поставки товара (выполнения работ, оказания услуг).

Гарантия выдается, когда клиент по тем или иным причинам не может вовремя перевести деньги. А поводом для составления такого документа является право кредитора против плательщика или собственная инициатива последнего.

Определение и юридические нормы

С точки зрения законодательства гарантийное письмо является элементом документооборота, одним из видов деловой переписки, как правило, между юридическими лицами. Из самого названия документа следует, что гарантийное письмо – это письменная форма подтверждения обязательств или выполнения определенных условий в требуемый срок и в необходимом объеме. Это дополнительное подтверждение используется, когда обычных исправлений может оказаться недостаточно.

ВАЖНЫЙ! Гарантийное письмо не является коммерческим документом.

Гарантийные письма часто используются в коммерческой деятельности, однако специальных правил их оформления и использования в российском законодательстве нет. Поэтому следует придерживаться стандартной деловой практики и стремиться к максимально ясному и недвусмысленному языку, точно отражающему намерения и обязательства обеих сторон.

В каких случаях требуется

Причин, по которым покупателю потребуется гарантийное письмо, несколько:

  1. Организация испытывает финансовые трудности, и бухгалтер знает, что не сможет перевести деньги в установленный срок. Во избежание санкций со стороны поставщика составляется гарантия. Клиент обязуется оплатить полную сумму, необходимую за товары, работы или услуги, поставленные в течение определенного периода. Если госконтрактом предусмотрено несколько этапов оплаты, в поручительстве устанавливается новый график платежей или указывается период, в течение которого задолженность будет погашена в полном объеме. Документ не меняет условий договора и написан с одной целью: гарантировать провайдеру перевод денег и застраховать клиента от штрафов и пени.
  2. Организация уже пропустила сроки перевода денег и провайдер подал претензию. Официальный документ, гарантирующий оплату, является основанием для отзыва претензии и отмены процедуры. Подрядчик имеет право потребовать компенсацию или вообще не принять гарантию уступки долга.
  3. Поручительство в судебном порядке — это официальное признание долга, что служит основанием для прерывания срока исковой давности (ст. 203 ГК РФ, Постановление Президиума ВАС РФ № 14056/07 от 22.04.2008).

Если подрядчик принял на себя гарантийные обязательства заказчика, должник по-прежнему несет административную ответственность за несоблюдение сроков и гражданско-правовую ответственность за нарушение существенных условий договора.

Если нарушения произошли не по вине клиента, а по независящим от него причинам (например, отсутствие бюджетных средств для оплаты в связи с просрочкой финансирования), судебные органы вправе освободить его от ответственности. В качестве прецедента рассматривается решение Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа № А33-771/2017 от 07.02.2018.

Гарантийное письмо вместо договора

По сути, составление гарантийного письма является альтернативой заключению договора, когда такое действие по каким-либо причинам нецелесообразно.

В отличие от договора, который включает в себя оферту (оферту) и обязательства по этой оферте (акцепт), гарантийное письмо выступает в качестве одной из этих составляющих.

Гарантийное письмо как оферта

Оферта всегда выражает предложение, направленное одному или нескольким получателям для установления определенных отношений, и четко излагает намерения отправителя. С этой точки зрения гарантийное письмо можно считать офертой, если оно содержит:

  • предложение оплатить услуги после их оказания;
  • предложение выполнить работу, осуществить доставку, оказать услугу.

Письмо-оферта должно быть сформулировано достаточно подробно, так как оно заменяет собой часть договора, поэтому оно должно содержать его основные существенные элементы:

  • предмет предложения (товары, услуги, виды работ — конкретный перечень);
  • сроки

ПРИМЕЧАНИЕ! Условия, указанные в письме-гарантийном предложении, имеют решающее значение: отправленное получателю, оно уже не может быть аннулировано отправителем в установленные для ответа сроки, если иные условия не указаны в самом тексте или вытекают из него.

Получатель такого гарантийного письма в случае акцепта оферты может выполнить условия или просто прямо выразить свое согласие: это действие считается надлежащим ответом, то есть выполнением второй части, необходимой для заключения контракт. Таким образом, в результате действия гарантийного письма и ответа получателя между ними возникает юридическое действие, равносильное заключению договора (кроме него никто не мешает подписать типовой двусторонний договор).

Гарантийное письмо как акцепт

Этот документ может выступать и в качестве второго элемента договора — акцепта, то есть намерения принять договорные предложения, если такие предложения уже высказывались контрагенту ранее. Например, организация получила деловое предложение, приняла решение на основании объявления или информационного сайта партнера. Тогда адрес гарантийного письма будет фактически ответом на сделанное, хотя и неявно, предложение договорных отношений.

Требования к ответу не такие строгие, как к предложению: в таком письме достаточно сформулировать однозначный и развернутый ответ — согласие принять предложенные условия.

ДОВОЖУ ДО ВАШЕГО СВЕДЕНИЯ! Если отправитель решит отозвать свое письмо об акцепте, он должен сделать это немедленно, предпочтительно до того, как оно дойдет до получателя, или сразу же после, до того, как в этом отношении будут предприняты какие-либо процессуальные действия.

Плюсы и минусы гарантийного письма как заменителя договора

Положительные моменты:

  • нельзя составить документ, подписанный обеими сторонами;
  • при соблюдении требований к оферте и акцепту такие правоотношения являются абсолютно правомерными;
  • гарантийные письма признаются судом одновременно с заключенным договором.

Недостатки обмена гарантийными письмами:

  • объем ограничивает подробное описание условий;
  • невозможно определить все права и обязанности;
  • процессуальные моменты не указаны;
  • ответственность сторон не всегда четко определена.

Таким образом, договорные отношения через гарантийные письма имеют юридическую силу, однако не исключены спорные моменты, которые могут привести к судебным разбирательствам.

Гарантийное письмо: содержание документа

Содержание документа имеет множество вариантов, так как существует множество причин, по которым одна сторона должна что-то гарантировать другой стороне. Наиболее распространенные темы:

  • Оплата долга;
  • выполнение работы;
  • доставка товаров;
  • предоставление юридического адреса;
  • соблюдение кредитных обязательств.

Гарантийное письмо: требования

Законодательством не установлены требования к оформлению и использованию гарантийных писем. Однако составители должны соблюдать правила, принятые в бизнес-среде. В частности, документ предполагает структуру с такими элементами, как:

  • Данные отправителя – наименование и адрес организации, телефон и адрес электронной почты для связи, регистрационный номер или паспортные данные лица;
  • текст письма – изложение сути обращения с указанием условий, сроков и других факторов, имеющих значение для исполнения обязательств;
  • подпись отправителя;
  • дата подписания.

Особенности гарантийных писем

При составлении гарантийного письма руководствуются правилами деловой переписки. Так что текст должен быть написан в официально-деловом стиле, который отличается:

  • лаконичный и понятный текст;
  • отсутствие разговорно-сленговых выражений, окрашенных эмоционально;
  • отсутствие ошибок, опечаток и исправлений.

ПРИМЕЧАНИЕ. В деловой переписке принято начинать текст с обращения к адресату со слова «Уважаемый(ые)».
Важной особенностью гарантийного письма является то, что оно не всегда имеет юридическую силу. Этот факт необходимо учитывать при составлении самого письма и других связанных с ним документов, а также при необходимости предоставления сведений для судебного разбирательства.

Разновидности гарантийных писем

Гарантийные письма имеют разный функционал, который зависит от типа документа и его назначения.Различные виды гарантийных писем, и мы поговорим о каждом из них подробнее:

  1. Гарантийное письмо об оплате. Рассматриваемый вид документа подтверждает обязательство по выплате денежных средств. Например, за товары, услуги, выполнение различных работ или просто в качестве гарантии возврата заемных денег. Гарантийное письмо об оплате подтверждает признание долга. Особенно актуально, если покупатель пока не имеет возможности оплатить покупку, но обещает это сделать в ближайшее время.
  2. Гарантийное письмо на товар, услугу или работу. Рассматриваемый документ подтверждает, что товар или услуга должны быть переданы в указанный срок. Если этого требует договор, можно указать несколько периодов времени, в течение которых будет выполняться обещанная работа. Кроме того, гарантийное письмо на товар оформляется непосредственно перед заключением сделки или при наличии предпосылок к нарушениям.
  3. Гарантийное письмо за предоставление адреса. С помощью рассматриваемого документа собственник гарантирует, что предоставит юридический адрес. Может понадобиться при контактах с налоговой, если у организации нет собственного юридического адреса. Юридические лица обычно арендуют помещения, и тогда владелец должен прислать гарантийное письмо с указанием адреса. Рассматриваемый документ предъявляется сотрудникам налоговых органов, чтобы у них не возникало сомнений в законности деятельности компании.
  4. Гарантийное письмо о трудоустройстве. Он используется для подтверждения будущего трудоустройства. Этот документ является обязательным, если трудоустройство имеет первостепенное значение. В частности, гарантийное письмо о трудоустройстве может быть запрошено в следующих случаях:
    • Для перевода в ВУЗ, если в образовательном учреждении для получения диплома необходимо принести справку с места работы;
    • Если сотрудник является иностранцем и ему необходимо принести документ в миграционную службу;
    • В ситуациях, когда осужденный после освобождения устраивается на работу и должен регулярно отчитываться перед соответствующими надзорными органами.

Как оформить документ

Действующим законодательством не предусмотрена унифицированная форма гарантийного письма на оплату товаров, работ или услуг. Но документ является частью потока деловой документации, поэтому при его составлении стоит учитывать некоторые общепринятые правила.

Вот подробная инструкция, или как написать гарантийное письмо от организации об оплате товаров, работ или услуг:

  1. На бланке организации напишите дату и номер отправления.
  2. Введите информацию о получателе средств (название компании или ФИО гражданина, адрес).
  3. Введите представителя получателя (например, руководителя организации).
  4. Название документа (необязательно).
  5. Напишите основной текст гарантийного письма об оплате, причину неуплаты и гарантию того, что необходимая сумма будет переведена в указанный срок.
  6. Укажите реквизиты документа, на основании которого будут перечисляться средства (счет-фактура, акт приема-передачи и т.д.).
  7. Внесите информацию об отправителе: Ф.И.О., должность и подписи представителей должника.

Обычно гарантийное письмо оформляется на листе формата А4 на фирменном бланке, подписывается руководителями (гендиректором и главным бухгалтером) и заверяется печатью.

ВАЖНО Подписать такой документ должен не только генеральный директор, но и материально ответственное лицо (например, главный бухгалтер или финансовый директор).

В основном тексте кратко укажите причины несвоевременной оплаты. Если клиент планирует оплачивать долг в рассрочку, необходимо составить график.

Для пущей убедительности плательщики рассчитывают размер штрафа, который будет начисляться вам за каждый день опоздания.

Вот образец гарантийного письма об оплате, используйте его в своей работе:

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

(должность, наименование организации, которой адресовано письмо)

Гарантийное письмо

________________________________________ (наименование организации) гарантирует оплату задолженности за оказанную услугу ____________ (наименование организации) (указать наименование услуги) в размере ____ рублей _____ копеек (прописью) до «___» ______ 20__ года в соответствии с условиями договора на организацию расчетов № ___ от «____» ______ 20__ года на единый лицевой счет (указать десятизначный код плательщика и код вида услуги и порядок налогообложения).

(При необходимости уточняйте график платежей).

В случае несоблюдения гарантийных обязательств по уплате указанной суммы в срок, мы уплачиваем штраф в размере __% от причитающейся суммы за каждый день просрочки платежа.

ДАННЫЕ О ОРГАНИЗАЦИИ

Руководитель компании ___________ _________________________

(подпись) (расшифровка подписи)

ВЕЧЕРА

Главный бухгалтер * ___________ _________________________

(подпись) (расшифровка подписи)

* при отсутствии в Вашей компании главного бухгалтера необходимо учитывать:

Уведомляем, что в (наименование организации) отсутствует должность главного бухгалтера.

ВАЖНО: Заполняется на бланке организации. Удостоверяется печатью организации, подписью руководителя и главного бухгалтера организации. Документу присваивается выходной номер, указывается дата, ФИО исполнителя и контактный телефон.

Разработка шаблона

Чтобы понять принципы составления документа, рассмотрим, как написать гарантийное письмо об оплате. Отметим, что в нем поручителем является физическое лицо. Из него составляют аналогичный документ в части оплаты поставки продукции, калькуляции выполненных работ. Основные реквизиты документов одинаковы, и на этом основании рекомендуется разработать шаблон гарантийного письма, единый для нескольких договоров (переменные данные легко прописать при наборе).

На приведенном в качестве иллюстрации примере гарантийного письма платежа видно, что в документе фиксируется дата выплаты денежных средств, также в нем содержится информация о признании долга (тогда выдается гарантия о признании долга) . Также это будет ответ на претензию, а часто претензионная процедура разрешения споров требуется, когда споры между сторонами решаются в соответствии с законодательством (например, по договору перевозки груза) или договором. Если соглашением сторон предусмотрен порядок разрешения спора, он строго соблюдается.

Реквизиты

Образец такого документа может быть разработан в организации, если договорными отношениями предусмотрено его использование для разрешения возникающих конфликтных ситуаций в досудебном порядке. Форма полезна в обычной деловой практике.

Перечень обязательных реквизитов законом не установлен, следует исходить из того, что получатель понимает смысл написанного. В текст гарантии платежа рекомендуется включать следующую информацию:

  • шапка документа с указанием наименования организации, адреса, ИНН, КПП (в целях корректной идентификации контрагента получателем), если он оформляется на фирменном бланке, повторно заполнять эти данные нецелесообразно;
  • указание адреса получателя, наименования организации с указанием организационно-правовой формы, фамилии и инициалов руководителя с указанием должности;
  • номер и дата;
  • имя;
  • текст или основная часть, когда необходимо указать выплату денежных средств, по которым он заключен (номер, дата, суть договора). Вы также должны определить дату внесения денег и способ (наличными кассиру или на расчетный счет);
  • может указывать на применение санкций в случае нарушения принятого обязательства;
  • подпись и дата выдачи.

Как написать

Стиль написания и оформления гарантийного письма профессиональный. Судебная практика исходит из того, что такая бумага не является подтверждением исполнения обязательства, что вполне логично. Документ является подтверждением серьезности намерений, поэтому необходимо использовать четкие и недвусмысленные формулировки. Оно не составлено из длинных терминов, насыщено техническими приемами, после которых теряется смысл, но использование просторечных выражений и личных высказываний не подтверждает серьезности намерений отправителя.

Отправляют документ почтой, но можно обеспечить доставку и отправить через курьера с указанием въездного номера и даты получения на втором экземпляре.

Образцы

Пример 1

Образец гарантийного письма с графиком возмещения

Пример 2

Пример как написать гарантийное письмо на оплату долга

Показывает:

рефери. № _____________ от __________

От: ООО ____________________________

направление: _________________________

Кому: ООО ____________________

направление: ________________________

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

ООО «__________________» имеет денежное обязательство перед ООО «_______________» в размере ______________ рублей, в том числе НДС ____________ рублей, по договору _____________ № ______________ от __________________.

ООО «______________________» гарантирует полный возврат денежных средств до __________________.

Директор

ООО ___________________

_______________ (ФИО, подпись, дата)

 

Гарантийное письмо на юридический адрес

Для первичной государственной регистрации компании или при «переезде» существующей среди пакета документов, представляемых регистратору, должно быть гарантийное письмо от владельца юридического адреса. Образец письма будет выглядеть так:

ООО «Ромашка

ОГРН _____________ ИНН/КПП_______________ Адрес: г. Москва, ул. Электрозаводская, д. 45, корп. 2, офис 5/15

Гарантийное письмо

Настоящим ООО «Ромашка» в лице директора Сергеева Михаила Михайловича гарантирует предоставление нежилого помещения по адресу: г:

Москва, проектируемый проезд 5678, дом 56, строение 5, офис 67.

в качестве адреса нахождения и места нахождения единоличного исполнительного органа, для целей государственной регистрации Общества с ограниченной ответственностью «Вулкан».

Генеральный директор ООО «Ромашка» ____________ /сергеев М.М/

Парламентский

Следовательно, здесь выражается гарантия собственника помещения сделать указанное помещение юридическим адресом будущей компании.

Гарантийное письмо на поставку товара

В качестве альтернативы гарантия выполнения договорных обязательств может быть выражена в гарантийном письме. В качестве примера ниже приведен образец гарантийного письма на поставку товара:

ООО «Ромашка

ОГРН _____________ ИНН/КПП_______________ Адрес: г. Москва, ул. Электрозаводская, д. 45, корп. 2, офис 5/15

Гарантийное письмо

Настоящим ООО «Ромашка» в лице директора Сергеева Михаила Михайловича гарантирует ООО «Лутик» (ОГРН _____, ИНН _____) поставку товаров по договору № ___ от __.__.20__ в соответствии со спецификацией, направленной от __.__.20__, до 01.08.2019.

Генеральный директор ООО «Ромашка» ____________ /сергеев М.М/

Парламентский

Здесь, как мы видим, выражена гарантия поставщика отправки товара в течение определенного срока.

Пример гарантийного письма на подтверждение выполнения работ

Скачать образец гарантийного письма на проведение ремонта .doc

Директор
ООО «Третья»
Олиференко М.В.

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

О завершении ремонта

рефери. № 124/1
05.05.2016

Данным документом подтверждаем, что ООО «Мастеровой», как исполнитель работ на объекте, расположенном по адресу: г. Москва, ул. Большая Дмитровская, д. 28, кв. 115, в соответствии с Договором № 18 от 17.04.2016, заключенным с ООО «Терция», гарантирует выполнение всех ремонтных работ (в соответствии со спецификациями предыдущего Договора Договора) до 16 июня 2016 г. 2016 г.

В случае несоблюдения данного обязательства ООО «Мастеровой» готово уплатить 1,5% от суммы, указанной в Договоре, за каждый день просрочки.

Главный управляющий
ООО «Мастеровой» (фирма) Закревский А.Ф

Главный бухгалтер
Мастеровой ООО (фирма) ГП резвый

ВЕЧЕРА

Гарантийное письмо на оплату

Довольно распространенный случай использования гарантийного письма — взыскание задолженности. Вот образец гарантийного письма об оплате:

ООО «Ромашка

ОГРН _____________ ИНН/КПП_______________ Адрес: г. Москва, ул. Электрозаводская, д. 45, корп. 2, офис 5/15

Гарантийное письмо

Настоящим ООО «Ромашка» в лице директора Сергеева Михаила Михайловича гарантирует ООО «Лютик» (ОГРН _____, ИНН _____) осуществление платежа по договору № ___ от __.__.20__ до 01.08.2019 г

Генеральный директор ООО «Ромашка» ____________ /сергеев М.М/

Парламентский

Здесь уже выражена обязанность поручителя погасить существующую задолженность в течение определенного срока.

В целом все гарантийные письма очень похожи друг на друга. Отличаются они только действиями, которые обязуется совершить поручитель.

Кстати, расписка о получении денег в долг тоже может считаться гарантийным письмом. Как банковская гарантия.

Пример гарантийного письма о приеме на работу

Скачать образец гарантийного письма о приеме на работу .doc

Для предъявления по месту требования

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

О найме

рефери. № 634/78
14.07.2016

Данным документом ООО «Домашний учитель» подтверждает свое намерение принять на работу и обязанность заключить трудовой договор с Алениковой Полиной Станиславовной, о включении ее в штат в качестве учителя английского языка с 01.09.2016.

ООО «Домашний Учитель» обязуется обеспечить Алениковой П.С должностной оклад в размере 65 000 рублей в месяц плюс ежемесячную премию по результатам работы. Гарантируем официальное оформление в соответствии с ТК РФ и полный социальный пакет.

Главный управляющий
ООО Домашний Учитель (фирма) ВК Лицензиары

Главный бухгалтер
ООО Домашний Учитель (подпись) Ю.Л.Зарубинская

ВЕЧЕРА

Какие ошибки допускают при составлении

Поскольку мы имеем дело с официальной бумагой, здесь неуместно использовать неформальные слова (сленг, просторечие). Подробно описывать события, приведшие к невозможности перечисления денег в срок, не нужно. Сформулируйте свою суть или пропустите этот момент. Обязательства по залогу должны быть написаны точно, с указанием суммы и даты вашего перевода.

Вся информация в тексте должна трактоваться однозначно (без двусмысленных фраз) во избежание возможных споров. При формировании гарантии не забывайте о простых правилах:

  • кратко обосновать причину нарушения условий оплаты;
  • укажите базовый документ, по которому вы будете оплачивать задолженность;
  • установить срок перечисления денежных средств;
  • сверить реквизиты получателя с госконтрактом;
  • подписать с начальником и главным бухгалтером.

При отправке запросите у кредитора уведомление о получении документа. Это предотвратит потерю документов в пути.

Образец гарантийного письма об оплате

Как передать кредитору

Вручите документ лично уполномоченному лицу или отправьте его по почте с описанием приложения и запрошенной распиской о вручении. Если в договоре, по которому возникла задолженность, указаны номера факсов и адреса электронной почты, отправьте сканированную копию обращения через эти ресурсы.

Как заполнить уведомление о вручении заказного письма:

  • на лицевой стороне в графе «Кому» написать адрес, предназначенный для возврата бланка отправителю;
  • отметить вид доставки (простая/лично в руки) и форму почтового отправления (письмо/посылка/посылка);
  • на обороте — адрес назначения.

Письмо с просьбой оплатить задолженность

Когда надо отправлять

Организация оформляет выходной документ, содержащий платежное требование, в следующих случаях:

  • нарушение финансовых соглашений;
  • неуплата полностью или частично выполненных работ или оказанных услуг;
  • игнорировать звонки, отказываться от взаимодействия;
  • несоблюдение установленных в договоре сроков осуществления платежей.

ВАЖНО В соответствии со ст. 125 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации претензионный порядок разрешения спора в настоящее время является обязательным для большинства исковых требований. То есть к заявлению-требованию прилагается подтверждение выполнения данной процедуры: копия письма, содержащего требование об оплате счетов в ближайшее время; в противном случае требование останется без движения по ст. 128 РФ от БТР.

Возможные санкции

Кредитор может быть мотивирован погасить существующую задолженность различными способами. Но самым распространенным является взыскание пени за определенный срок просрочки денежных средств. Это условие необходимо заранее указать в договоре, иначе собрать его будет очень сложно. Кроме того, приписывается крайняя мера: обращение в суд.

Функции

Ресурс не всегда носит претензионный характер, очень часто его объектом является:

  • поддерживать отношения;
  • решать денежные вопросы без привлечения судебных органов;
  • информировать контрагента о задолженности и ее размере;
  • напоминание.

Элементы письма

Деловая переписка почти такая же. В конкретном документе выделяют три части: заголовок, тело документа и заключительную часть. Реквизиты организации, подающей документ и являющейся кредитором, обычно находятся вверху листа. В идеале письмо должно быть напечатано на фирменном бланке организации, содержать ваше полное имя, адрес, контактные телефоны, ИНН и другую важную информацию.

Так же и шапка, в соответствии с действующим законодательством, должна содержать номер, дату, любезность и, самое главное, конкретное обращение к деловому партнеру.

Если письмо озаглавлено, например, ООО «Ромашка», то не будет ясно, кто является получателем. Поэтому лучше составить обращение по требованиям, обратившись к руководителю или другому лицу, ответственному за уплату долга, по имени и фамилии.

В основной части документа в большинстве случаев пишется:

  • Ссылка на номер договора, который был заключен и по которому были поставлены товары или оказаны услуги. Вы можете сослаться на конкретный пункт договора, если это возможно. Цитирование не запрещено, если оно проясняет ситуацию.
  • Какие организации участвовали.
  • Конкретная сумма долга, а также то, за какие товары или услуги необходимо заплатить.
  • Какие действия требуются от компании-должника. Обычно это перевод средств на счет. Если эти счета указаны в договоре, то достаточно будет сослаться на договор, подписанный обеими сторонами.
  • Что будет, если долг не будет оплачен? Меры могут быть мягкими (конфискация, санкции) и жесткими (обжалование в арбитражном суде). В основном организации прибегают к комбинированным мерам воздействия на должника.

Письмо с требованием оплатить долг. Шоу

При подаче заявления в суд обязательным условием подачи иска является письмо с требованием об уплате долга. Без него дело непременно будет проиграно, особенно если должник не признает наличие долга.

В качестве дополнения можно приложить расчеты соответствующей пени за неуплату долга. Однако для данного вида деловой переписки это не требуется. Также при отказе от уплаты долга и по прошествии длительного времени при обращении в суд штрафные санкции могут значительно возрасти.

Как составить

При написании используются общие правила делопроизводства, требование об уплате долга включает в себя следующие блоки:

  • имя отправителя, основные данные для идентификации: имя, адрес, НИФ. Вариант: документ оформляется на официальном бланке;
  • имя получателя, адрес, фамилия, имя, отчество его заголовка;
  • название документа;
  • указание на основание отношений: конкретный договор с указанием реквизитов (дата, номер, предмет);
  • сумма долга и наименование и реквизиты документов, подтверждающих исполнение обязательства и долга;
  • предложение перевести денежные средства или внести их в ящик с указанием реквизитов (номер и другие данные счета);
  • упоминание о санкциях (конфискация, обращение в суд, увеличение расходов);
  • дата подписания.

Образец

Законодательные акты не содержат образец заявления о погашении задолженности, унифицированная форма не утверждена. Каждая организация вправе разработать свою форму.

Общество с ограниченной ответственностью «Арамис»
ИНН 4501001055, адрес: г. Курган, ул. Горького, 1Директор ООО «Атос»
640000, г. Курган, с. Красина, 7

рефери. № 9 от 12 мая 2020 г

По договору №3 от 07.04.2020 у Вашей организации имеется задолженность 7 000 (семь тысяч) рублей. Подтверждено актом приемки от 10.04.2020, актом сверки от 10.04.2020.

Прошу оплатить долг в досудебном порядке. Напоминаю, что в случае обращения в суд ООО «Арамис» вправе взыскать расходы на оплату услуг представителя, возврат уплаченной госпошлины. Кроме того, мы вправе предъявить неустойку по п. 5.5 Договора поставки (0,1% от суммы долга за день просрочки).

Прошу Вас в кратчайшие сроки перечислить указанную сумму 7000 рублей на:

Р/с: № 40702 910 77822 0000 333 в филиале АКБ «АЛЬФАБАНК» г.Курган р/с 30101810000000000777; БИК 045407799.

В случае отсутствия оплаты в течение 10 дней с момента получения письма, мы оставляем за собой право обратиться в Арбитражный суд о взыскании суммы долга.

Директор Сокол Д.Д.

Сроки реагирования

В документе содержится просьба погасить задолженность в кратчайшие сроки, но у контрагента есть временные рамки для ответа. В соответствии со ст. 452 ГК РФ, обычаях делового оборота, судебной практике ответ дается менее чем за один месяц, если иной срок не указан в иске или договоре. Оплата долга является одним из ответов, чаще всего получателю приходит гарантийное письмо или обращение с предложением перенести сроки выполнения материальных обязательств, которые рассматриваются в индивидуальном порядке.

Ответ

В ответ на претензионное письмо должник может получить:

  • Оплата долга. Это идеальный вариант, встречается не так часто, как хотелось бы.
  • Гарантийное письмо. В нем должник указывает точную дату, когда он погасит или уменьшит свой долг. Это также развитие, одобренное обеими сторонами существующего соглашения.
  • Письмо о невозможности оплатить долг в указанный срок. В этом случае рекомендация только одна: идти в суд со всеми документами на руках.

Любой ответ уже хорош, так как должник готов к диалогу.

Оплата третьим лицом

В соответствии со ст. 313 ГК РФ право оплаты услуг имеет третье лицо, в этом случае на исполнителя составляется письмо о том, что оплата возлагается на третье лицо.

Законные документы:

  • Статья 313 Гражданского кодекса Российской Федерации. Исполнение обязательства третьим лицом
  • Статья 452 Гражданского кодекса Российской Федерации. Порядок изменения и расторжения договора
  • Статья 125 ГПК РФ. Причины возврата заявления о выдаче судебного приказа или отказа в его принятии
  • Статья 128 ГПК РФ. Уведомление должника о вынесении судебного приказа
Оцените статью
Блог про госзаказы