Образец претензии на некачественный товар: как написать заявление

Претензионный порядок урегулирования спора

При исполнении договора часто возникают ситуации, когда одна сторона считает, что другая ненадлежащим образом выполняет свои обязательства. Это относится к неудовлетворенности продуктом, работой или услугой. Действующее законодательство предусматривает возможность разрешения спора до судебного разбирательства, для этого составляется заявление о возврате денежных средств за предоставленные товары или услуги. Документ направляется одним контрагентом другому в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств. Непонимание между сторонами часто разрешается на этом этапе, что исключает дополнительные временные и финансовые затраты на судебные разбирательства. В ряде случаев претензионный порядок является обязательным, без доказательств его проведения жалоба не подлежит рассмотрению (например,452 ГК РФ) обязанность порядка расследования сторон может быть предусмотрена в договоре.

Обязательное досудебное соглашение потребуется, если:

• сделка является обязательной;
• одна из сторон – государство-заказчик, оформляется государственный контракт;
• поставка производится для государственных нужд;
• договор банковского счета расторгнут;
• оформляется заявление на получение страхового возмещения по ОСАГО.

Приведенный выше список не является исчерпывающим. Никакое письменное сообщение не считается досудебным требованием о возврате денежных средств за оказанные товары или услуги. Согласно п. 4 Постановления Пленума от 22 июня 2021 г. № 18 информационный текст письма не является досудебной сделкой. При составлении документа рекомендуем точно указывать требования к контрагенту и обращаться в суд в случае их игнорирования. Чтобы исключить возможность признания судом отсутствия досудебного порядка, должны быть подтверждены полномочия лица, составившего документ. Подтверждение – это доверенность, приказ о назначении на должность. К заявлению приложить надлежащим образом заверенную копию доверенности или приказа.

Особенности для госзакупок

В правоотношениях между заказчиком и поставщиком в рамках государственных закупок требуют возврата денежных средств, по общему правилу, в двух случаях:

• перечислил аванс, а поставщик не стал выполнять обязательства;
• доплатил лишнее.

Вот пример запроса на возврат (авансовых платежей):

Требование о возврате денег за некачественный товар, ненадлежащую работу (услугу) в договоре не имеет значения, т.к клиент проверяет добросовестное исполнение, соглашается и только потом производит оплату.

Что касается правоотношений между производителем и посредником, то здесь действуют стандартные правила составления претензии.

Как составить и что включить в текст

Законодательной формы для возврата денег не существует. На этот документ распространяются общие требования к деловой переписке с обязательным указанием в тексте нарушенных пунктов договора, ссылок на правовые нормы, обосновывающие установленные в письме требования. Чтобы узнать, как написать заявление о возмещении, см следующий меморандум:

1. Определить требования к контрагенту и его правовое основание: какие обязательства сторона не выполнила, какая ответственность предусмотрена договором, нормы действующего законодательства (например, ГК РФ), требует ли уплата штрафов, пеней, конфискаций, на основании чего; установить срок, в течение которого ожидается ответ (желательно указать разумный срок, то есть не менее 7 дней (ст. 314 ГК РФ), если иное не предусмотрено законом), и последствия, если не получено.
2. Стороны вправе определить, какая форма иска используется для разрешения возникающих споров. Выполнить все вышеперечисленное, изложить в письменной форме и направить другой стороне с возможностью документального подтверждения факта отправления (например, заказным письмом с уведомлением или курьером).

Вы вправе направить документы по электронной почте, если такой порядок предусмотрен соглашением сторон. Для этого в договоре указывается следующее условие: «Договор и сопутствующие документы, согласованные сторонами посредством использования электронной почты, являются полными юридическими документами и имеют юридическую силу». В тексте соглашения указывается адрес электронной почты представителя или организации. На практике суд принимает переписку между контрагентами по электронной почте, если это не указано в договоре, но такая форма является общепринятой практикой для сторон (Постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 15.07.2021 № 03АП-2117/ 21 по делу № А69-3184/2020;Постановление Четвертого арбитражного апелляционного суда от 14.07.2021 № 04АП-3134/21 по делу № А19-21308/2020) Те же положения распространяются на социальные сети и мессенджеры.
Подробная инструкция о том, как подать досудебное заявление о возмещении ущерба:

• подготовьте форму с реквизитами заявителя (если есть фирменный бланк, используйте его);
• в шапке указать получателя (ФИО, адрес, налоговые данные (ИНН, ОГРН или ОГРНИП)), получатель — будущий ответчик в случае подачи иска в суд;
• указать наименование документа, номер вывода;
• резюмировать суть ситуации;
• ссылаться на пункты договора и нормы закона, которые нарушены;
• проект требований, какие действия ожидаются от другой стороны и на каком основании;
• указать сроки выполнения требований, банковские реквизиты для перечисления денежных средств;
• обратите внимание, что в случае несоблюдения требований спор передается на рассмотрение суда;
• поставить дату и подпись с расшифровкой;
• составить заявления (например, заявление-расчет пени, доверенность на лицо, подписавшее заявление, акт приема-передачи, выписку по счету и т д.).

Данный образец является примером искового заявления между юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем:

А это образец претензионного письма о возврате денежных средств за недоставленный товар:

Скачать требование о возврате аванса по 44-ФЗ

Общество с ограниченной ответственностью «Идеальная организация» 123456, г. Идеальный, с Идеалов, д.1, ОГРН 123123123123 (наименование, адрес и данные отправителя претензии) Для индивидуального предпринимателя Иванов Иван Иванович 000000, г. Городов, ул. Бульварная, 1 Сказать ч/б номер «___» _______ ______ Между ООО «Идеальная организация» и ИП Ивановым И.И заключен договор купли-продажи канцелярских товаров №КТ-2 от 24.06.2021. В соответствии с условиями настоящего договора покупатель вносит предоплату за весь объем товара в размере 50 000 рублей, а продавец обязуется передать товар покупателю в полном объеме в срок, указанный в пункте 2.2 соглашения. Предоплата была перечислена покупателем 25.06.2021, но пункт 2.2 договора продавцом до сих пор не выполнен. На основании ст. 463, п. 3, 4 ст. 487, ст. 395 ГК РФ, п. 2.2 заключенного договора, покупатель отказывается от исполнения договора № КТ-2 от 24.06.2021 и требует возврата денежных средств в размере 50 000 (Пятьдесят тысяч) рублей рублей уплаченных в качестве аванса и уплату процентов за пользование чужими денежными средствами в размере 5000 (пять тысяч) руб. Прошу перевести денежные средства на расчетный счет, указанный в договоре №КТ-2 от 24.06.2021. Условиями договора №КТ-2 от 01.06.2019 установлено, что досудебное требование о возврате денежных средств рассматривается в течение 30 (тридцати) дней. В случае невыполнения требований в указанный срок ООО «Организация Идеальная» обратится в суд с соответствующим иском. Генеральный директор ООО «Идеальная организация» ___________ / Идеальный И.И. Приложения: 1. Копия документа, подтверждающего перечисление денежных средств в качестве аванса по договору № КТ-2 от 25.06.2021 г продавцу. 2. Начисление суммы процентов за пользование чужими денежными средствами.

Заполнение шапки письма

Отправитель указывается вверху документа, то есть в необходимых строках пишется полное наименование компании (согласно регистрационным документам), адрес и телефон для связи. Далее вносится адресат: его имя и конкретное лицо, которому адресовано обращение непосредственно (должность, фамилия, имя и отчество).

Затем письмо датируется и нумеруется по внутреннему документообороту, а название документа пишется с сокращенным обозначением его значения (например, «за нарушение договора поставки»).

Заполнение основной части письма-претензии

За этим разделом следует описательная часть.

1. Предварительно необходимо указать причину претензии, а если речь идет о нарушении какого-либо пункта договора, соглашения или любого другого документа, необходимо указать ссылку, то есть указать ее дату, номер и суть.
2. Если речь идет о деньгах, то их следует указывать как цифрами, так и прописью.
3. Затем нужно сформулировать текст самой претензии (когда проблем несколько, их нужно вносить в отдельные абзацы) и предложить выполнить свои обязательства в указанный срок (также цифрами и прописью).
4. Наконец, необходимо обозначить действия, которые отправитель готов предпринять для более радикального метода решения проблемы (например, обращение в суд).
5. В конце письмо должно быть подписано, с расшифровкой подписи и указанием должности подписавшегося.

Определение требований, предъявляемых продавцу

В заключении заявитель формулирует требование к магазину. Например, расторгнуть договор купли-продажи и вернуть деньги за продукцию.

Также необходимо указать:

• срок, в течение которого продавец должен удовлетворить требования заявителя;
• реквизиты банковского счета для зачисления денег;
• перечень документов, подтверждающих обоснованность претензии.

В конце проставляется календарная дата и подпись заявителя.

Кому поручить написание письма

В компаниях и организациях роль составления писем-претензий чаще всего ложится на юрисконсульта, начальника отдела, чьи интересы непосредственно затрагиваются, или, что гораздо реже, на секретаря или лично на руководителя отдела бизнеса. При этом важнейшее условие состоит в том, чтобы составитель письма имел представление о гражданско-правовых отношениях и иных нормах законодательства Российской Федерации и умел правильно их использовать при составлении исковых требований.

Общие требования

Документ представляет собой заявление (заявление) о возврате переведенных денег. Единой формы нет, поэтому пишем заявление в произвольной форме. Обязательно укажите следующую информацию:

• реквизиты вашей организации: обращение можно оформить на фирменном бланке;
• банковские реквизиты для возврата;
• имя держателя контрагента, его должность и Ф.И.О;
• предмет обращения (предмет иска) — указать, на основании какого документа (договора, счета-договора, универсального передаточного документа) составлено письмо;
• тема обращения: Опишите, как именно и в результате деньги были переведены на расчетный счет провайдера. Укажите, на основании чего необходимо вернуть деньги, ваши требования на данный момент, включите штрафы и пени, если таковые имеются, в документ — основание обязательства. Аргументируйте собственную позицию нормами права или условиями договора, по которым провайдер обязан вернуть средства.

Приложите копии подтверждающих документов: платежные ведомости, выписку из банка при списании средств со счета. В описи укажите не только количество, но и количество страниц в каждой из них. В приложении к письму обязательно приложите акт сверки взаимных договоренностей. Заверить обращение подписями: ответственного исполнителя, финансового директора (главного бухгалтера) и руководителя организации.

В каких ситуациях нужно отправлять такое письмо

Можно назвать несколько ситуаций:

1. Деньги были переведены ошибочно. Например, бухгалтер ошибся в сумме и перечислил больше, чем нужно. Или по привычке был сделан перевод в компанию, с которой организация больше не сотрудничает.
2. Расторжение договора или изменение его условий.

Довожу до вашего сведения! Если пришел некачественный товар, составляется претензия (письмо) на возврат товара, составляется акт о выявленных недостатках, заполняется счет-фактура на форме ТОРГ-2.

Письмо о возврате денег направляется контрагенту, когда они уже списаны со счета и переведены в компанию-получатель. Организация обязана вернуть ошибочно полученные деньги, так как здесь имеет место неосновательное обогащение (ст. 1102 ГК РФ).

В какие сроки нужно направить претензию продавцу

Для качественного товара претензия должна быть предъявлена ​​в течение 14 дней, поэтому заниматься этим вопросом следует сразу после совершения покупки и при возникновении обстоятельств для завершения сделки.

При возврате средств за некачественный товар следует руководствоваться гарантийными сроками, установленными продавцом. Если гарантийный срок не указан, он составляет два года.

Мне нужно помнить! Для технически сложных товаров применяется правило 15 дней. В течение этого срока покупатель вправе потребовать от продавца расторжения договора в связи с незначительными дефектами оборудования. По истечении 15-дневного срока деньги возвращаются только при наличии серьезных дефектов.

Документы которые устанавливают правила

Статья 330 Гражданского кодекса Российской Федерации. Понятие наказания

Положение Банка России от 19.06.2012 № 383-П «О правилах перевода денежных средств»

Федеральный закон от 02.12.1990 № 395-1 «О банках и банковской деятельности»

Как писать претензию на возврат денег

Пошаговая инструкция по подготовке документа очень проста.

Шаг 1. Итак, начнем с шапки досудебного запроса на возврат средств:

1. Указываем данные документа: дату составления и номер записи об исходящей корреспонденции (претензия должна быть зарегистрирована в записи об исходящей корреспонденции).
2. Информация о заявителе. Напишите полное наименование учреждения, укажите адрес, контактный телефон, ИНН, КПП, ОГРН, электронную почту, факс и другую контактную информацию. Например, должность специалиста, которому поручено урегулировать возникший спор.
3. Сведения о получателе претензионного письма о возврате денежных средств (образец). Здесь прописываем полное наименование организации, работодателя или физического лица, для которого готовится обращение, адрес места нахождения, ИНН, ОГРН, КПП и другие сведения.

ВАЖНО: Правильно укажите получателя претензии. Необходимо указать лицо (это может быть организация, индивидуальный предприниматель или физическое лицо), которое будет выступать ответчиком в судебном заседании, если спор не может быть разрешен «мировым путем». Это обязательное требование к искам. В противном случае суд сочтет, что алгоритм был нарушен.

Обратите внимание, что в договоре может быть указан специальный адрес, на который необходимо направлять письменные запросы. Оно может отличаться от юридического местонахождения ответчика. В этом случае отправьте письмо на адрес для переписки. В противном случае это нарушение установленного порядка. Исключение: Заявитель точно знает, что специальный адрес является фиктивным.

Шаг 2. В текстовой части заявления на возврат (образец) укажите:

• реквизиты договора, условия которого нарушены;
• перечень нарушений, со ссылками на пункты договора;
• требования к партнеру: что нужно сделать, убрать, исправить;
• сроки;
• реквизиты расчетных банковских счетов, на которые будут возвращены денежные средства;
• перечень документов, подтверждающих обстоятельства обращения.

Образец письма на возврат денег от поставщика

 

Как составить письмо на возврат переплаты

Составляем документ в двух экземплярах, один направляется контрагенту, а второй фиксируется в журнале и подшивается в исходящей документации. Количество экземпляров может быть больше, по одному на каждую заинтересованную сторону. Например, для директора и главного бухгалтера филиала, для директора и главного бухгалтера головной организации, для учредителя вашей организации.

Акт сверки

Протокол согласования взаиморасчетов с поставщиком должен быть приложен независимо от причины кредита. Это позволит разобраться в бухгалтерских расхождениях или выявить ошибку.

Образец письма на возврат переплаты поставщику

Пример: Возвращаем переплату, которая была вызвана технической ошибкой. В платежном поручении № 117 от 16.07.2017 г. ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» неверно указан получатель: вместо ООО «Поддержка спортивных товаров» указано ООО «Доставка товаров». Сумма платежа 30 000 руб. Мы запрашиваем возврат.

Скачать

Образец письма на возврат аванса от поставщика

Рассмотрим ситуацию, которая может возникнуть на практике (мы возвращаем аванс).

ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» ошибочно перечислил ООО «Деливери оф гуд» аванс в размере 30 000 руб. С организациями заключен договор на приобретение спортивных мячей на сумму 100 000 руб. Авансовые платежи по договору не предусмотрены. Пишем письмо.

Скачать

Образец досудебной претензии на возврат денег из-за отказа исполнять договор

Письмо-претензия о невыполнении условий договора

Когда нужен этот документ

Если партнер ненадлежащим образом исполнил свои обязательства по договору или вообще не выполнил то, что гарантировал, права потерпевшего могут быть защищены в судебном порядке. Но прежде чем обращаться туда, нужно попробовать решить проблему в порядке обращения. Для некоторых претензий написание письма является обязательным шагом перед подачей претензии.

Структура жалобного письма

Претензия должна быть составлена ​​на основании обычных требований к таким документам.

1. «Шляпа» — информация о получателе — физическом или юридическом лице, нарушившем договорные обязательства.
2. Детали отправителя.
3. Название документа.
4. Сведения о договоре, условия которого не соблюдены.
5. Перечень невыполненных обязательств.
6. Результаты в результате несоблюдения.
7. Условия устранения нарушений.
8. Дополнительная информация при необходимости.

ВАЖНЫЙ! В письме должно быть четко указано, на какие именно факты ссылается претензия, что должен сделать получатель для исправления ситуации и в какой срок.

Генеральному директору
ООО чистая одежда
Перекосов Петр Николаевич,
юридический адрес: 440000, г. Пенза,
ул. Кирова, м.23
петраковская Антонина Витальевна,
проживающих в:
440000, г. Пенза, к/к. Кирова, м. 28

СКАЗАТЬ
по договору оказания услуг № П7н 174836
29 июня 2017 г

29 июня 2017 г между А.В. Петраковской (Заказчик) и ООО «Чистая одежда» (Исполнитель) заключен договор № П7н 174836 на оказание услуг химчистки женских дубленок.

Согласно пунктам 4.2 и 4.3 вышеуказанного договора, Исполнитель обязывался провести химчистку и пришить пуговицы женского дубленка в срок до 2 июля 2017 года, а Заказчик, согласно пункту 5.1, обязывался оплатить данные услуги по факту возврата товара пункт.

Однако по состоянию на 04.06.2017 не выполнены обязательства Исполнителя:

• услуга химчистки дубленки не оказывалась;
• к тулупу не пришиты пуговицы;
• товар не был возвращен покупателю.

На основании ст. 450 ГК РФ по требованию одной из сторон договор может быть изменен или расторгнут в случае существенного нарушения договора другой стороной. В связи с существенным нарушением условий договора Клиенту причинен ущерб, так как он не смог взять вещь с собой в намеченную дорогу.

На основании изложенного требую:

1. Немедленно устранить нарушение условий путем оказания услуги, указанной в тексте договора.
2. Сообщите Клиенту, как только нарушение будет устранено.
3. В соответствии с пунктом 6.1 договора уплатить Заказчику неустойку в размере 10% от стоимости работ за каждый день просрочки.

В случае игнорирования требований Клиента в течение 10 дней с момента предъявления претензии, он будет вынужден расторгнуть договор и в защиту своих прав и законных интересов обратиться с иском в суд, где, помимо возврат денежных средств потребует взыскания судебных издержек, расходов на оплату госпошлины.

7 июля 2017 г. /Петраковская/ А.В. Петраковская

Письмо-претензия о погашении задолженности

Когда написано это письмо

Причин для написания письма с требованием оплатить образовавшуюся задолженность может быть несколько:

• нарушение сроков оплаты, указанных в договоре;
• задолженность по кредиту.

Подача претензионного письма обязательна, если вы планируете подать иск о взыскании долга в принудительном порядке. Без попытки досудебного урегулирования, о чем свидетельствует этот документ, иск не будет удовлетворен и, возможно, даже не рассмотрен.

Функции компиляции

Структура претензионного письма нормальная, содержание составлено свободно с обязательными ссылками на нарушенные пункты об условиях и размере оплаты по договору. Нюансы различаются в зависимости от типа договора:

• покупать и продавать;
• аренда;
• трудовой договор;
• перевозки;
• место хранения;
• предоставление услуг;
• напротив.

Удобно сослаться на законодательные акты, которые были нарушены. В обязательном порядке указываются сроки, в течение которых контрагент обязуется принять денежные средства в оплату долга без неустойки (или с указанной неустойкой), не обращаясь в суд за взысканием.

Залиманский Константин Петрович,
проживающих в:
300971, г. Тула, с. Пузакова, д.71, кв.19
ООО «ЖКХ-сервис»,
юридическое направление:
300971, г. Тула, с. Пузакова, 70

Письмо с жалобой
при оплате долга

ООО «ЖКХ-сервис» сообщает Вам, что у Вас имеется задолженность по оплате жилищно-коммунальных услуг в размере 482 руб. 78 копеек, который образовался 1 октября 2016 года. О необходимости оплаты указанной задолженности уведомляем в течение недели со дня получения настоящего письма.

Если платежное требование не будет выполнено в указанный срок, подача воды в вашу квартиру будет ограничена, а в дальнейшем прекращена, повторное подключение будет платным, в соответствии с Постановлением Правительства № 354 от 06.05.2011, ст.11 В случае неуплаты вопрос о взыскании долга будет решаться в судебном порядке.

Напоминаем, что в соответствии с пунктом 1 статьи 155 плата за жилищно-коммунальные услуги уплачивается ежемесячно до 10 числа месяца, следующего за положенным. В случае просрочки платежа будут начисляться пени (ст. 155 п. 14 Жилищного кодекса РФ). Для оплаты долга и причин его образования просим Вас прийти в ЖКХ по адресу: 300971, г. Тула, ул. Пузакова, м.70.

03.10.2016 Генеральный директор ООО «ЖКХ-сервис» / Терентьев / Терентьев В.В

Письмо-претензия о срывах сроков поставки

Особенности данного вида претензионного письма

По сути, претензия о нарушении сроков поставки относится к одной из разновидностей претензий о нарушении условий договора. Срок поставки является одним из существенных обязательств, указанных в договоре. Поэтому его нарушение является поводом для обращения в письменной форме до обращения в суд. Такое письмо может отправить как физическое лицо, так и организация.

Что должно быть в письме

Этот документ является образцом деловой переписки, поэтому он должен содержать обязательные данные:

• реквизиты адресата;
• информация об отправителе;
• наименование документа — претензия по договору поставки;
• суть претензии — нарушение сроков поставки — со ссылкой на положения договора;
• подпись генерального директора и/или начальника юридического отдела, печать организации;
• приложения являются обязательным компонентом такого письма, в них содержатся копии всех официальных документов, которые указаны в тексте претензии (договор, платежное поручение, счет-фактура и т.п.).

В ООО «Дикус»
юридическое направление:
109341, г. Москва, ул. Новомарьинская, 3
От ИП Лукоморов Е.Ф., юридический адрес:
109456, г. Москва, ул. Байкал. 78, кв. 12

СКАЗАТЬ

22 марта 2017 г. ИП Лукоморов Е.Ф. (Покупатель) и ООО «Дикус» (Продавец) заключили договор на передачу 10 комплектов автомобильных кожаных чехлов общей стоимостью 45 000 рублей с предоплатой.

По условиям договора (п. 3.2) Покупатель своевременно внес предоплату в размере 50% от стоимости (двадцать две тысячи пятьсот рублей). Предусмотренный в договоре срок, когда Продавец должен был доставить товар Покупателю, — 30 марта 2017 года.

Со стороны Продавца не выполнены условия договора в отношении времени передачи товара, за который внесена предоплата: по состоянию на 05.04.2017 товар не поставлен.

В соответствии со статьей 23.1 Закона Российской Федерации «О защите прав потребителей» в случае неисполнения Продавцом, которому была уплачена сумма аванса за товар в размере, определяемом договором, обязательство передать товар Покупателю в срок, также установленный в договоре, потребитель вправе потребовать выполнения одного из следующих двух вариантов:

• получение товара до истечения нового срока, установленного Покупателем;
• возврат полной суммы предоплаты товара, полученной Продавцом, не передавшим товар в срок.

В силу изложенного и в соответствии со статьей 23.1 Закона требую:

1. Доставить 10 комплектов кожаных автомобильных чехлов в течение одной недели с момента получения заявки.
2. В соответствии с пунктом 4.4 договора уплатить неустойку за нарушенные сроки передачи товара с внесением аванса в размере 1% от суммы аванса за каждый день просрочки.

Ответить на данную претензию в письменной форме в срок, установленный действующим законодательством.

Предупреждаю, что если мои законные требования будут проигнорированы, я буду вынужден подать иск в суд.

Приложения:

• копия договора поставки товаров № п5н 126478 от 22.03.2017;
• квитанция об оплате в размере 22 500 руб.

06.04.2017 /Лукоморов/ Лукоморов Е.Ф

Если товар некачественный

В случае выявления покупателем недостатков оплаченного товара он направляет поставщику претензию и акт о возврате товара (или акт о выявленных недостатках), возврат оформляется посредством счета-фактуры. Брак, заявленный при приемке товара, оформляется по унифицированной форме ТОРГ-2.

Что приложить в подтверждение

Часто обстоятельства должны быть задокументированы. Приложите следующие документы:

1. Копия бумаги, дающей право требования. Это может быть, например, копия акта приема-передачи или оказания услуг, в котором указано несогласие.
2. Копия государственного соглашения или контракта.
3. Квитанции, платежные поручения. Вы также можете подтвердить факт перевода денег выпиской из банка.
4. Расчет конфискаций, санкций, штрафов и убытков (при наличии).
5. Копия доверенности, если претензию подписывает не начальник, а доверенное лицо.

Ниже вы можете скачать образец досудебного иска о возмещении убытков. Аналогичным образом составляется письменное обращение от физического лица к организации или индивидуальному предпринимателю.

Как отправить претензию почтой

Как соблюсти претензионный порядок разрешения спора, узнайте на КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе, подпишитесь на бесплатную пробную онлайн-версию.

Для того, чтобы обжалование второй части спора было успешным, вы должны знать, как отправить досудебную претензию по почте; если вы сделаете это неправильно, вы можете потратить время на ожидание ответа, но никогда не ждите этого.

Для подачи претензии по почте достаточно копии документа, которая будет вложена в конверт. Вы можете отправить документ:

• простое письмо;
• заказным письмом.

Простым письмом

Закон не запрещает отправлять претензию обычной почтой; Вам нужно только заплатить за конверт и марки. Однако такой способ передачи документов не оставляет отправителю никаких доказательств того, что претензия действительно была отправлена ​​получателю.

После отправки обычного письма доступен только один чек для оплаты почтовых услуг; доказать, что именно и кому вы отправляли, не получится. Именно поэтому претензию следует отправлять не обычной почтой, а заказным письмом; этот метод немного дороже, но в то же время более эффективен.

Заказным письмом

Заказное письмо с описанием прилагаемого файла и уведомлением о получении получателю — лучший вариант, если вы хотите отправить претензию по почте. У отправителя будет доказательство того, что получатель действительно получил письмо, а опись вещественных доказательств подтвердит, что именно в письме содержалась претензия, а не какой-либо другой документ.

Для отправки заказного письма вам потребуется:

• заполнить прилагаемый бланк описи по форме Ф107 (его выдает сотрудник почтового отделения);
• передать опись и прилагаемые документы работнику почты для сверки; он проследит за соответствием сведений, содержащихся в описи, содержанию письма и заверит бланк своей подписью.

Один экземпляр описи вкладывается в конверт с отправляемыми документами, а второй остается у отправителя.

Письмо должно быть отправлено на юридический адрес компании; его можно найти на вашем официальном сайте, в имеющихся у вас документах (например, в договоре) или на сайте налоговой (для этого потребуется ИНН компании).

Что делать, если претензия была направлена ​​на указанный выше адрес в случае, если другая сторона сменила юридический адрес и не уведомила об этом? Ответ на этот вопрос есть в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе K+, получите пробный демо-доступ и получите бесплатный доступ к материалам.

Как лично вручить претензию

Вы можете подать претензию лично; вам не придется тратить деньги на регистрацию заказного письма и время ожидания его доставки адресату. Недостаток только один — в организацию надо ехать самому.

Для подачи претензии лично вам потребуются:

• подготовить два экземпляра документа;
• передать копию представителю компании, к которой подается претензия;
• на втором экземпляре получить отметку о вручении — подпись лица, принявшего документ, и дату его передачи.

Второй экземпляр претензии с уведомлением о получении в суде будет свидетельством соблюдения претензионного порядка разрешения спора.

Подача претензии через интернет

Во-первых, давайте определим, можно ли подать претензию по электронной почте. Если сможешь.

ВАЖНЫЙ! При отправке документов убедитесь, что адрес, на который вы их отправляете, действительно принадлежит компании, в которую вы подаете заявление. Это могут подтвердить визитки, рекламные баннеры, интернет-сайт; как правило, любой общедоступный материал, распространяемый от имени компании.

Для отправки вам понадобится:

• подготовить текст претензии в электронном виде;
• переместить его в окно сообщения или прикрепить текстовый документ к письму;
• отправить письмо получателю;
• сохранить (а лучше распечатать) копию письма из папки «Отправленные»; важно, чтобы на распечатанном экземпляре была видна дата отгрузки; от него будет отсчитываться срок рассмотрения претензии.

Также подать претензию можно через сайт компании, если на нем есть форма обратной связи. Не забудьте указать свои контактные данные и сделать скриншот экрана с отправленным письмом; не все сайты таким образом хранят историю отправленных запросов.

Что делать после написания письма

Претензионное письмо требует ответа, возможны различные варианты развития событий: удовлетворение исковых требований полностью, частично, а также полный отказ в их удовлетворении. По общему правилу, сам ответ также оформляется в письменной форме, в виде отдельного письма или постановления, налагаемого собственником компании-получателя на полученную претензию.

В случаях отсутствия ответа необходимо подождать не менее 30 дней, а затем подать иск в суд или жалобу в надзорный орган.

Отражение операций в учете

Рассмотрим порядок учета операций на счетах ГК всеми участниками сделки:

№СитуацияПровайдерКлиент

а	Слишком большой аванс	Дт 51 Кт 62 — аванс получен; Дт 51 Кт 76/2 — сумма, полученная сверх нормы.	Дт 60 Кт 51 — переведен аванс; Дт 76/2 Кт 51 — передана избыточная сумма.
два	Неверное перечисление	Дт 51 Кт 76/2 — сумма получена ошибочно.	Дт 76/2 Кт 51 — неправильно переведена сумма.
3	Расторжение или изменение условий договора	Дт 51 Кт 62 — предоплата получена.	Дт 60 Кт 51 — перечисляется аванс.

При возврате ошибочных платежей делаются обратные бухгалтерские проводки.

Нюансы учета при УСНО

Нередко у поставщика возникают разногласия с налоговыми органами по поводу налогообложения сверхдохода. Дело в том, что налоговая база формируется при выплате, то есть в момент получения денег возникает доход.

В случае ошибочного или излишнего перечисления платежей полученные суммы не учитываются при формировании налогооблагаемого дохода (п. 1 ст. 346.15 НК РФ). До выяснения обстоятельств данные средства не попадают под определение доходов от реализации или внереализационных доходов (статьи 249, 250 НК РФ).

Вышеизложенное не относится к авансам, возвращенным в результате решения или изменения условий договора. На момент получения аванса у налогоплательщика возникает обязанность увеличить доход. При взыскании авансов, полученных от покупателей, доход за период, в котором были возвращены денежные средства, уменьшается на сумму, подлежащую возврату (п. 1 ст. 346.17 НК РФ).

Сроки возврата денег

В соответствии с законодательством ошибочно или излишне перечисленные платежи должны быть возвращены в течение 7 дней с момента получения требования (п. 2 ст. 314 ГК РФ). Если имеет место незаконное удержание денег и уклонение от взыскания, то правило п. 1 ст. 395 ГК РФ — проценты будут начисляться на сумму долга.

Точно такая же практика начисления процентов применяется при расторжении договора поставки товаров. Правило установлено в ст. 487 ГК РФ.

Ответственность и сроки хранения

Ответные письма, как и другая деловая переписка, должны храниться не менее 5 лет.

Для претензионной корреспонденции можно создать отдельный реестр записей, утвердить его форму и порядок ведения в учетной политике. Ознакомьте ответственное должностное лицо с этой процедурой под роспись.

Напишите в должностных инструкциях обязанности по ведению и хранению этих документов.