Товарная накладная по форме ТОРГ-12

Что за форма ТОРГ-12

В Постановлении Госкомстата № 132 от 25.12.1998 указано, что такое ТОРГ-12: унифицированная форма, которая часто используется организациями для оформления товарно-материальных ценностей (инвентарь и материалы), измеряемых в штуках или массе. Руководитель организации вправе использовать не только ТОРГ-12, но и другие формы счетов-фактур (см. 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 12.06.2011).

Форма первичной бухгалтерской отчетности по ОКУД 0330212 внесена в альбом унифицированных форм постановления Госкомстата № 132. С вступлением в силу Закона 402-ФЗ бухгалтеры не обязаны использовать унифицированную форму. Достаточно, чтобы документ содержал полный перечень обязательных реквизитов, упомянутых в законе.

Но ТОРГ-12 настолько удобен, что многие бизнесмены пользуются этой дорожной картой по разным причинам:

• это знакомо и понятно;
• соответствует требованиям регулирующего законодательства;
• при необходимости коносамент будет служить основанием для разрешения споров, например, претензий по поводу качества приобретаемого товара (Закон № 2300-1 «О защите прав потребителей» от 07.02.1992 г);
• подтверждает факт получения или отгрузки товара (ст. 458 ГК РФ);
• является основанием для принятия НДС;
• служит подтверждением истечения гарантийного срока (Закон № 2300-1) и т д

Истоки появления и особенности УФТН ТОРГ-12

Унифицированная форма товарно-транспортной накладной (УФТН) — ТОРГ-12 в формате Word, а также правила заполнения утверждены в декабре 1998 года специальным постановлением Госкомстата. А так как согласно ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» предписывает обязательное оформление фактов хозяйственной деятельности первичными документами, ее необходимо писать по каждой отгрузке (отпуску) или реализации различных товарно-материальных ценностей.

С января 2013 года использование единой формы становится необязательным, с некоторыми оговорками. Начиная с этого периода по инициативе главного бухгалтера директор предприятия (ИП) мог самостоятельно определять образец первичных документов, который планировалось использовать для последующего оформления хозяйственной деятельности его организации.

Каждое предприятие (ИП) может использовать вариант УФТН, предложенный Госкомстатом или разработанный самостоятельно, включая бланки товарных чеков (ТС) и коносаментов (ТН). При этом допускается корректировка (внесение изменений) путем добавления реквизитов, полей, столбцов, строк и т.п. Также отсутствуют «жесткие» требования как по количеству баллов, так и по формату данного документа. В зависимости от специфики деятельности компании и/или характеристик реализуемой продукции, вы можете скачать и распечатать книгу или горизонтальную версию бланков счетов-фактур.

• 
• 

При этом существуют обязательные требования к самостоятельной разработке первичных документов. Накладная любой компании (ИП) должна содержать следующие пункты:

• наименование и номер этого документа;
• шаблон для заполнения даты регистрации;
• полное наименование компаний, участвующих в сделке, с указанием всех реквизитов: ИНН, контакты, адрес в ТОРГ-12, расчетный счет и т.д.;
• описание фактов хозяйственной деятельности, за которую выставлен текущий счет-фактура;
• документы, на основании которых осуществляется сделка;
• список проданных товаров с указанием количества, цены за единицу, НДС, веса и общей стоимости покупки;
• сборы с лиц, непосредственно осуществляющих сделку и отвечающих за ее документальное оформление;
• подписи в ТОРГ-12 и печати.

С января 2016 года, кроме бумажного формата накладных в Word, традиционно заполняемых под копирку, допускается использование электронных версий на одном листе, сформированных в Excel с последующей распечаткой и заверением электронной подписью. В этом случае лист (файл) должен быть отправлен покупателю, а первоисточник остается на хранении у продавца.

Для чего нужна товарная накладная

Всем участникам сделки купли-продажи требуется товарно-транспортная накладная. Через этот документ покупатель может сверить загруженный товар (количество, объем, качество и т.д.) с приведенной в нем информацией, а продавец — учесть товар, оставшийся на складе.

В случаях, когда покупателя товаров не устраивает их качество или другие параметры, он может использовать этот документ для возврата всей партии товаров или замены их на аналогичные товары. В случае возникновения разногласий, требующих судебного разрешения, коносамент приобретает юридическую силу и служит доказательством в суде.

Очень часто этот вид документа используют в своей работе и перевозчики, грузоперевозчики, для которых он является своего рода «сертификатом безопасности», удостоверяющим, что товар не был украден, а перевозится на законных основаниях. В момент отгрузки продукции водители передают накладную от отправителя получателю.

Каковы основания для оформления ТОРГ-12

Поскольку товарная накладная является учетным документом, по которому осуществляется передача и получение продукции, то договор является основанием для оформления.

Как правило, цена и количество передаваемой продукции указываются в договоре или в приложениях (спецификациях). Возможно, что в зависимости от условий договора цена товара определяется действующим прайс-листом компании, а количество определяется по желанию покупателя.

ВАЖНО Альтернативный способ – универсальный передаточный документ (письмо ФНС России № ММВ-20-3/96@ от 21.10.2013).

В чем отличие товарной накладной от товарного чека

ТН (коносамент) считается обязательным первичным документом, подтверждающим сделку, осуществляемую на основании ранее заключенного договора о сотрудничестве между юридическим лицом и сторонней организацией или физическим лицом (например, о поставках). Выдается при передаче (реализации) продукции другой организации.

Товарный чек выдается как подтверждение розничной продажи без предварительного заключения каких-либо документов. В определенные моменты TN вполне может заменить PM.

Какие сведения содержит товарная накладная

Комплект секций унифицированной формы ТОРГ-12 следующий:

1. Информация об участниках доставки (продавце, отправителе, получателе, плательщике), включая их имена, адреса, телефоны, банковские реквизиты и коды ОКПО и ОКВЭД.
2. Реквизиты договора, на основании которого осуществляется поставка и коносамента.
3. Реквизиты самого коносамента: его номер и дата.
4. Информация о товаре: наименование, единица измерения, количество, цена, а также стоимость и НДС предъявляются покупателю (заполнение счета-фактуры без учета НДС смотрите в материале «Как заполнить счет-фактуру (ТОРГ-12) при работе без НДС (образец)»).
5. Информация о приложениях к накладной (например, сертификаты, паспорта и т.п на товары).
6. Завершается документ разделом с многочисленными подписями. Со стороны продавца его подписывают работник, допустивший выдачу груза, главный бухгалтер и работник, непосредственно выдавший груз. С другой стороны подписи ставятся представителями покупателя и грузополучателя. Также в нем приводится информация о доверенности, на основании которой представитель покупателя принимает товар, и указываются даты подписания документа сторонами.

Унифицированная форма ТОРГ-12 также предусматривает проставление пломб сторон при поставке. При этом печать не является обязательным требованием первичного документа (ст. 9 Закона № 402-ФЗ), поэтому организации, официально отказавшиеся от печати, не могут заверить ею счет-фактуру (см также письмо Минфина России от 06.08.2015 № 03-01 -10/45390).

Пример внесения исправлений в путевой лист по форме N ТОРГ-12 от КонсультантПлюс
После отправки товара покупателю в накладной была обнаружена ошибка: в наименовании товара было указано «Моноблок рефрижераторный ММ 115 R (код pl0102)», хотя на самом деле по договору это был моноблок рефрижераторный ММ 111 R (код pl0101) той же стоимости был отправлен. Исправления к каждому экземпляру товарно-транспортной накладной по образцу N ТОРГ-12 на бумажном носителе записываются следующим образом:
В К+ можно увидеть два способа исправления ТОРГ-12. Пробный доступ к системе бесплатный.

Унифицированная форма ТОРГ-12 (бланк)

При использовании унифицированных форм документации коносамент оформляется по форме ТОРГ-12. Форма и инструкция по ее заполнению утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. № 132. Скачать форму можно на нашем сайте.

При необходимости в форму можно вводить дополнительные поля, графы и реквизиты (см также Постановление Госкомстата РФ от 24 марта 1999 г. № 20) или использовать разработанную форму путевого листа и самостоятельно утвердить (ч. 4 статьи 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Правила оформления товарной накладной

Обязанность выдачи товарной накладной обычно возлагается на работников бухгалтерии или на кладовщиков или других уполномоченных сотрудников компании.

Образец единой дорожной карты для общего пользования не принимается, поэтому каждая организация может разработать и утвердить свою форму или использовать шаблон. Количество таблиц и строк в документе не ограничено, поэтому при необходимости документ можно расширить или уменьшить в зависимости от ситуации.

Счет всегда должен содержать следующую информацию:

• наименование и реквизиты организации, реализующей товары,
• информация о покупателе,
• информация о товаре: наименование, количество, цена и общая стоимость товара.

Если компания-продавец работает с НДС, это также указывается в документе. Коносамент должен быть подписан ответственным лицом. Штамп на нем ставить не нужно, так как с 2016 года юридические лица (а также индивидуальные предприниматели) имеют право не использовать в своей работе печати и штампы.

Маршрут может содержать только один лист или несколько листов, если переносится много различных позиций продукта. В тех случаях, когда это написано на нескольких страницах, это будет указано на первой странице.

Товарно-транспортная накладная составляется в двух экземплярах, один из которых остается у продавца товара и в дальнейшем служит основанием для списания товаров из инвентаря, а второй выдается потребителю и может быть основанием для вычета НДС.

К коносаменту могут прилагаться отдельные приложения (например, акт о передаче товаров). Если такие приложения существуют, это также должно быть указано в основном документе.

Нововведения с 1 июля 2017 г.

В соответствии с приказом ФНС России № ММВ-7-15/329 с 1 июля 2017 года все организации и индивидуальные предприниматели могут оформлять первичные документы, связанные с движением ТМЦ в двух формы (форматы):

• бумага — заполнить ТОРГ-12 в форме Word, вступившей в силу с 09.01.2016 приказом ФНС РФ № 551 от 31.11.2015;
• электронный — предоставление электронной версии основного документа на 1 листе вместе со счетом-фактурой в формате Excel, с 1 июля 2017 г приказом ФНС РФ от 24 марта 2016 г. № 555.

При этом до конца 2020 года использование «собственных» бланков ТОРГ-12 – разработанных нами, которые применялись приказом ФНС РФ от 21.03.2102 № 172, запрещено запрещенный. Осмотр официально разрешен.

Какой бланк использовать для заполнения

Формальная форма и правила заполнения регулируются Постановлением Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. № 132. Однако, если поставщику необходимо скорректировать действующую форму, например, добавить новые реквизиты, строки и столбцы, то согласно ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ от 06.12.2011 можно вносить дополнения в унифицированную форму или использовать самостоятельно разработанную форму. Ниже представлена ​​действующая накладная ТОРГ-12, форму в формате excel можно скачать бесплатно.

ВАЖНО Запрещено удалять данные из единой формы!

Реквизиты и правила заполнения ТОРГ-12

Форма ТОРГ-12 содержит все необходимые реквизиты, указанные в ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Заполнение ТОРГ-12 можно начать с присвоения порядкового номера и даты.

В шапке документа указываются наименование и реквизиты продавца и покупателя. В табличной части отмечают наименование поставляемых товаров, их количество, цену и общую стоимость.

В графе «Основа» продавец обычно указывает номер и дату договора поставки.

Счет-фактура не будет действителен, если в нем нет подписей ответственных лиц.

Со стороны продавца накладную должны подписать три человека: лицо, ответственное за отпуск товара (например, кладовщик), главный бухгалтер и менеджер. На практике очень часто можно увидеть, что за всех троих подписывает один человек. Этот вариант полностью оправдан. Главное – оформить приказ или доверенность на право подписи документа.

Со стороны получателя предусмотрены две подписи: «Груз принят» и «Груз получен». Первой подпись обычно ставит представитель транспортной компании, доставляющей товар покупателю. В графе «Груз получен» распишитесь финансового менеджера. Товар по накладной может получить уполномоченное лицо покупателя по доверенности.

Подпись заверяется печатями сторон. Но с 2015 года большинство компаний могут работать без печати (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ). Если организация официально отказалась от использования печати, она может быть исключена из ТОРГ-12.

Товарно-транспортная накладная ТОРГ-12 заполняется в двух экземплярах: один остается у поставщика, второй у покупателя. Если товар перевозится транспортной компанией, оформляется дополнительный коносамент.

Необходимо заполнить все необходимые данные ТОРГ-12. Сроки отгрузки и получения товара надежнее указывать по накладной. В случае судебных тяжб момент в ТОРГ-12 может сыграть важную роль.

При использовании унифицированной формы ТОРГ-12 удалить какие-либо реквизиты нельзя, но можно добавить свои.

ТОРГ-12 можно хранить на бумаге или в электронном виде. Если счет-фактура электронный, он должен быть заверен электронными подписями.

Вместо счета-фактуры компания вправе использовать Универсальный передаточный документ (УПД). Этот документ объединяет ТОРГ-12 и счет-фактуру. С помощью UPD вы можете значительно сократить рабочий процесс.

В каком формате использовать ТОРГ-12

ТОРГ-12 является единым документом.

Хотя форма унифицирована, у составителя есть возможность ее дополнить. Если специфика отрасли или поставки требует ввода данных, для которых нет полей в форме ОКУД 0330212, поставщик вправе внести дополнение (ч. 4 ст. 9 402-ФЗ от 06.12.2011). Но запрещается удалять или удалять строки и столбцы из текущей формы.

Инструкция по заполнению товарной накладной

Оформление товарно-транспортной накладной начинается с заполнения частей сделки. В строке «экспедиторская организация» должно быть указано полное наименование компании, выпускающей товары, с указанием ее организационно-правовой формы и банковских реквизитов. В строку «Грузополучатель» аналогичным образом вносится информация о покупателе. Также в строке «Поставщик» нужно продублировать информацию, введенную в пункте «Отправитель» и в строке «Плательщик» соответственно о получателе.

Далее необходимо ввести номер документа внутреннего документооборота, а также дату его составления (она должна совпадать с датой отгрузки товара). Затем в счет-фактуру должна быть включена специальная таблица, в которую необходимо внести:

• подробный перечень товаров, подлежащих передаче, с указанием их наименования,
• единицы измерения (штуки, килограммы, литры и др),
• количество,
• цены,
• общая стоимость.

Если компания работает с НДС, необходимо выбрать его, иначе эту ячейку можно оставить пустой. Далее в строке «Итого по счету» нужно заполнить ячейки о цене продукции.

Под таблицей укажите, сколько листов содержит накладная. Затем в нужной строке отметьте прописью общую стоимость переданной продукции (здесь важно обратить внимание на то, что оставшееся свободное место в этой строке должно быть зачеркнуто). В заключение товарно-транспортная накладная должна быть подписана с обязательной расшифровкой своих подписей ответственными лицами:

• работник раздает продукты
• главный бухгалтер,
• лицо, получившее его.

Пошаговая инструкция по заполнению

Предлагаем алгоритм заполнения коносамента: Шаг 1. Скачать бланк унифицированной аукционной формы 12. Вы можете заполнить его на компьютере или распечатать и заполнить от руки. Шаг 2. Введите номер заказа и дату сборки. Шаг 3. Заполните входные данные. Это обязательные детали. Заголовок содержит полное наименование и адреса поставщика (отправителя) и заказчика (грузополучателя, плательщика). Основанием для поставки будет государственный или муниципальный контракт; необходимо указать свой номер и дату. В правой части ТОРГ-12 есть таблица с кодами общероссийских классификаторов, ее также необходимо заполнить. Данные товарно-транспортной накладной заполняются только в случае отгрузки продукции третьим лицом. Шаг 4. Заполнить табличную часть ТОРГ-12.В таблице содержится информация о поставленных товарах или отгрузках товаров, построчно она выглядит так:

Содержимое имени столбца

Последовательность чисел	Порядковый номер каждой позиции
Продукт	Название продукта и код
Единица измерения	Наименование и код единицы измерения товара
Тип упаковки	Формат поставляемой тары
Количество	Информация о количестве отгруженной продукции в партии
Общий вес	Данные о весе отгрузки
Количество	Прямая сумма для каждого элемента
Цена	Стоимость единицы продукции
Сумма без НДС	Стоимость общего объема поставки без учета налога на добавленную стоимость
НДС	Ставка налога и сумма товара
Сумма с учетом НДС	Стоимость позиции с применимой налоговой ставкой

Шаг 5. Заполните итоги для записи. В строках «Итого» и «Итого счета-фактуры» указаны итоговые суммы ТОРГ-12. Шаг 6. Введите данные об отгрузке товарно-материальных ценностей. Со стороны поставщика ТОРГ-12 подписывается лицом, ответственным за отгрузку товара. Только после этого поставщик сможет отразить факт отгрузки в своем учете. Кроме того, главный бухгалтер заверяет документ своей подписью. Шаг 7. Передача ТОРГ-12 клиенту. Представитель организации-заказчика сверяет данные, ставит свою подпись и вводит документ в свой кабинет. После этого доставка товара завершена. Печати ставятся, если стороны их используют. Если зафиксирован возврат товарно-материальных ценностей или части партии,для возврата необходимо заполнить аналогичную накладную по форме ТОРГ-12.

Как заполнять электронно

ТОРГ-12 может формироваться как в бумажном, так и в электронном виде. С 1 июля 2017 г поставщики могут формировать счет-фактуру ТОРГ 12 в режиме онлайн (приказ ФНС России от 30 ноября 2015 г. № ММВ-7-10/551@). Порядок составления ТОРГ-12 в электронном формате ничем не отличается от бумажного. Исполнитель заполняет все необходимые ячейки и вносит данные о поставляемых товарах. ТОРГ-12 подписывается ЭЦП и передается клиенту в режиме онлайн. При необходимости такой документ можно распечатать и сохранить в своей бухгалтерии.

 

Количество экземпляров товарной накладной

Коносамент составляется уполномоченным работником продающей организации в момент оформления товара в 2-х экземплярах. Один из них остается у продавца, второй передается покупателю.

Сроки хранения документа

Срок хранения счетчика счетов-фактур начинает отсчитываться после окончания отчетного года. О сроках см ст. 17 402-ФЗ – для всех первичных документов этот срок составляет пять лет. Соблюдать его необходимо для ТОРГ-12, но только в том случае, если такая накладная не подтверждает сумму переданного убытка. Если это произойдет, то в соответствии со ст. 283 НК РФ путевой лист ТОРГ-12 хранится дольше.

Частые ошибки при заполнении

Самая распространенная ошибка — не печатать. Да, он не входит в перечень обязательных реквизитов по 402-ФЗ, и устанавливать его в большинстве случаев не нужно. Но в случае с ТОРГ-12 печать предусмотрена самим бланком, поэтому она должна присутствовать. Если его нет, то налоговые органы не могут принять к вычету НДС; это частая причина разногласий с налоговыми органами. Случай, когда печать не требуется: получатель принял товар по доверенности, заверенной печатью организации. Во избежание проблем приложите доверенность к счету и сохраните оба документа.

Вторая проблема – отсутствие чьей-либо подписи. Убедитесь, что все стороны подписали счет-фактуру. Если произойдет ограбление, будет сложно что-либо доказать и найти виновного. В такой ситуации уголовная ответственность может грозить как продавцу, так и грузополучателю.

Сервисы в интернете для онлайн-оформления товарной накладной

Вы также можете использовать следующие ресурсы в Интернете:

1. Сервис Бухсофт (http://www.buhsoft.ru/). Вы можете выбрать удобный вариант его использования: «Войти онлайн» или «Скачать программы». В первом случае вам нужно будет пройти процесс регистрации и авторизации, а во втором случае вам нужно будет скачать нужную программу на свой компьютер. Любой из этих вариантов даст вам доступ к программному обеспечению для бухгалтерского учета и генерации документов, включая заполнение накладной. На сайте есть подробные инструкции и видео по использованию сервиса и подробный алгоритм действий.
2. Онлайн-сервис HotDocs (http://hotdocs.biz/). Вы должны начать работу на этом ресурсе с процесса регистрации. По завершении вы сможете формировать различные документы, в том числе и накладную. Чтобы использовать этот ресурс, вам не нужно бухгалтерское образование; здесь приведены подробные инструкции и примеры заполнения каждого документа.
3. Еще один ресурс — Сервис-онлайн (https://service-online.su). В нем вы найдете множество форм документов, которые облегчат вашу деловую деятельность: различные бланки, договоры, бланки. Все это вы можете заполнить в онлайн-шаблонах. Работа службы настроена таким образом, чтобы минимизировать ошибки при оформлении документов и оперативно сигнализировать об их приеме. С помощью этого ресурса вы сможете сформировать накладную онлайн.

Ответственность за составление и учет

Работникам организаций следует обратить внимание на детали заполнения документа. Зачастую это помогает минимизировать юридические и налоговые риски для бизнеса.

Обратите внимание на принт! Так, например, печать не является обязательным требованием (в перечне обязательных требований по 402-ФЗ она не указана). А вот накладная ТОРГ-12 должна иметь печать – она предусмотрена бланком. Иногда возникают разногласия по этому вопросу при расчете НДС с налоговой инспекцией. С другой стороны, если получатель получил товар по доверенности, заверенной печатью организации, то ставить печать на ТОРГ-12 не нужно. В этом случае достаточно приложить к счету доверенность и убедиться, что эти два документа хранятся вместе.

Лица, подписавшие форму от имени продавца и получателя, несут в том числе и уголовную ответственность в случае, например, грабежа или кражи товара. Бухгалтеры должны обратить особое внимание на наличие всех необходимых подписей на документе при принятии его к бухгалтерскому учету.

В случае возврата товара поставщику покупатель заполняет ТОРГ-12 — осуществляется «обратная» продажа. Правила заполнения документа в этом случае остаются без изменений.