Уведомление об изменении банковских реквизитов: как составить письмо

Зачем составлять письмо о смене реквизитов

По данным, указанным в договоре, клиент перечисляет денежные средства за выполненные исполнителем обязательства, отправляет корреспонденцию, проверяет действительность документов. При обнаружении несоответствий в банковском счете и отсутствии уведомления об изменении данных организации у контрагентов (в основном у провайдера) возникнут трудности. Дело в том, что с юридической точки зрения клиент все делает правильно, а значит, он не несет ответственности за неполучение денег и бумаг конечным получателем.

Поэтому провайдер обязан информировать клиента о любых изменениях своих данных как можно скорее, отправив соответствующий документ.

Что относится к реквизитам

В регламенте не указано, какие реквизиты включаются в форму письма, но на практике в информационном сообщении указываются общие и банковские сведения. К первой группе информации относятся:

• имя;
• ИНН и КПП;
• ОГРН;
• место расположения;
• адрес доставки;
• информация лидера.

Детали оплаты:

• платежный счет;
• наименование банка;
• БИК;
• соответствующий счет.

Виды реквизитов

Различают общие и банковские данные.
1.1 К общим относятся наименование и почтовый и юридический адрес, НИФ. КПП, ОГРН и сведения о руководителе организации.
1.2 Банковские реквизиты – наименование банка и номер расчетного счета в нем, БИК, корреспондентский счет.
Если реквизиты провайдера изменились, вы должны сообщить об этом клиенту как можно скорее. В противном случае деньги или документы могут быть отправлены на основании предыдущих данных и не дойти до получателя.

Кого необходимо оповещать об изменениях

При заключении различных договоров с компаниями и предпринимателями указываются платежные данные, по которым необходимо перечислять какие-либо денежные средства. Если эта информация изменится, компания должна уведомить:

• партнеры по бизнесу;
• провайдеры;
• клиентура;
• клиенты;
• другие аналоги.

При этом представлять в налоговую службу образец уведомления об изменении реквизитов организации не нужно, так как банк сам передаст необходимые сведения в отделение.

Алгоритм действия

Клиенту направляется информационное письмо или уведомление об изменении реквизитов. Специально установленной формы таких документов нет, но можно придерживаться следующих рекомендаций. Письмо выглядит более официально, если оно напечатано на бланке организации. В письме указывается, кому было отправлено письмо, в том числе должность, фамилия, имя и отчество получателя, чье это письмо, город, дата написания и номер вывода письма. Далее следует название карты, текст уведомления об изменении данных и список новых данных, а также дата, с которой они действительны. Письмо заверяется подписью держателя и печатью, если таковая имеется у организации.

Если письмо отправляется в электронном виде, оно обычно дублируется на бумаге и наоборот. Форма документа, указанная в государственном контракте, считается действительной.

Вы можете отправить письмо клиенту лично или воспользоваться почтовым сервисом. Если документ доставлен на дом, письмо считается полученным, даже если адресата в это время там нет. Чтобы документально подтвердить получение письма, вы должны запросить квитанцию ​​о получении или ваш регистрационный номер и дату получения.

В ситуации, когда участник выиграл тендер, но еще не заключил договор, при изменении реквизитов заказчику направляется не уведомление, а протокол разногласий.

Как составить письмо

Единой формы в Законе № 44-ФЗ нет. Однако следует отметить ряд особенностей. Документ обычно оформляется на бланке организации. В этом случае переписка носит более официальный характер, в отличие от простого листа формата А4.

Вот как написать письмо о смене банковских реквизитов контрагенту:

1. Введите имя получателя, ФИО и должность ответственного лица.
2. Заголовок документа.
3. Запишите дату и номер отправления (если применимо).
4. Изложите суть обращения. Напишите новый аккаунт, на который теперь нужно перевести платеж. Кроме того, стороны должны изменить реквизиты в госконтракте путем подписания дополнительного соглашения.
5. Укажите дату, с которой изменения вступят в силу.
6. Введите дополнительную информацию.
7. Подписать с руководителем организации, поставить печать (при наличии).

Кому писать о смене реквизитов

Это сообщение используется для информирования партнеров/клиентов/клиентов/кредиторов, а также заинтересованных государственных органов и регулирующих органов о произошедших изменениях.

Важное уточнение: сегодня не нужно письменно сообщать о смене банковских реквизитов в территориальную налоговую службу, потому что эта функция перешла к банкам.

Скачать пустую форму письма об изменении реквизитов .docСкачать образец заполнения письма об изменении реквизитов .doc

Что касается остальных контрагентов компании, то в отношении них письмо является не добровольным, а обязательным, так как необходимость уведомления об изменении реквизитов всегда отражена в письменных договорных отношениях сторон. Самое главное сделать это в нужное время, а лучше заранее, чтобы во время практического взаимодействия не было неприятных казусов, вроде отправки важных документов на тот же адрес или перевода средств на старые счета.

Кто составляет письмо о смене реквизитов организации

Обычно подготовка таких писем осуществляется юрисконсультом или секретарем организации, а также руководителями и работниками структурных подразделений, имеющих непосредственный контакт с контрагентами. Но вне зависимости от функций, которые включает в себя эта ответственность, важно, чтобы сотрудник имел представление об основных правилах написания деловых писем.

Правила составления

Письмо не имеет строгого, обязательного и унифицированного образца, поэтому его можно писать свободно, учитывая потребности и задачи отправителя. Правда, придерживаться определенных норм и стандартов все же необходимо.

1. В начале письма необходимо указать отправителя и получателя, при этом, если речь идет о получателе, то нужно вписать не только название компании, но и должность конкретного сотрудника.
2. Затем идет информативная часть сообщения. Здесь необходимо довести до получателя сообщение об изменении реквизитов, указать новые, а также запросить запросы, связанные с внесенными изменениями.

Тон письма должен быть вежливым, не слишком сухим, но и не нахальным. Необходимо соблюдать деловой стиль и внимательно следить за соблюдением правил русского языка, особенно в части лексики, грамматики и пунктуации.

Письмо об изменении данных может быть написано от руки или напечатано на компьютере, но в любом случае оно должно содержать «живую» подпись руководителя отправляющей организации или иного уполномоченного лица. Штамп на документе ставить не нужно, т.к. С 2016 года юридические лица имеют право не печатать на бумажных носителях документы.

Могу написать письмо

• на стандартном листе формата А4
• или на фирменном бланке.

Последний вариант предпочтительнее, так как придает солидности документу и свидетельствует об официальном характере сообщения.

Письмо может иметь столько экземпляров, сколько необходимо для уведомления всех заинтересованных сторон. Каждое отправленное сообщение должно быть зафиксировано в журнале вывода, чтобы в случае несогласия с контрагентом у отправителя была информация о дате отправки сообщения.

Образец письма о смене банковских реквизитов

Пример составления письма о смене реквизитов организации

Заполнение шапки письма

1. Вверху сообщения сначала указывается отправитель, т
   • полное наименование организации (согласно регистрационным документам),
   • адрес и контактный телефон.
2. Затем вводится информация о получателе:
   • твое имя
   • и конкретное лицо, которому обращение адресовано непосредственно (должность, фамилия, имя и отчество).
3. После этого письмо датируется и нумеруется в соответствии с потоком внутренних документов.
4. Название документа пишется ниже посередине строки.

Заполнение тела письма о смене реквизитов

Ниже находится информационный раздел.

1. Во-первых, получателя уведомляют о факте модификации данных и сообщают, какие данные подверглись модификации. Немедленно вносится дата, с которой предыдущие данные потеряли свое значение.
2. Затем нужно перечислить все запросы отправителя о прошлых и будущих документах об измененных данных.
3. В конце письмо должно быть подписано, с расшифровкой подписи и указанием должности подписавшегося.

Письмо контрагенту о смене банковских реквизитов

На уровне законодательства не существует единой формы, из которой происходит формирование корреспонденции данного вида. Но все же следует отметить, что сама форма сообщения должна быть разной. При составлении уведомления об изменении банковских реквизитов следует соблюдать профессиональный тон изложения мыслей.
Этот документ будет включать следующее:

1. Информация о получателе и отправителе. В этом случае необходимо будет указать должность, которую занимает лицо, написавшее это письмо, и указать полное имя владельца компании;
2. Это письмо состоит из основной части, в которой необходимо указать новые банковские реквизиты;
3. Также этот документ должен содержать печать компании и быть подписан владельцем или лицом, наделенным этими полномочиями.

Рекомендуется, чтобы документ был написан на стандартном фирменном бланке, но по-прежнему используется шрифт на листах формата А4. Но все же лучше придерживаться первого варианта. Это письмо должно содержать следующую информацию:

• указать наименование финансового учреждения, в котором был открыт счет;
• указать номер нового счета;
• БИК финансового учреждения;
• указать корреспондентский счет этого учреждения.

Также необходимо указать в запросе дату, когда данные были изменены. Всю информацию, содержащуюся в письме, необходимо внести в карточку организации, это действие позволяет бухгалтерам избавиться от непредвиденных недоразумений, возникающих при расчетах.
В случае, если письмо о смене банковских реквизитов не отправлено контрагентам в нужное время, в этом случае происходит сбой в рабочем порядке, и платежи вовремя не поступят.

В этом случае не получится обратиться в суд или применить к партнерам санкции в виде штрафных санкций. Вся вина за несвоевременное информирование контрагента ляжет на компанию, которая должна была вовремя уведомить об этих изменениях.

Впрочем, новые реквизиты можно узнать и при поиске контрагентов по ИНН, но делать эту процедуру каждый день нельзя.
Доставить информационное письмо о смене банковских реквизитов можно несколькими способами. Этот документ можно отправить обычной почтой или курьером. Рекомендуется использовать последний способ, так как он самый надежный. Все дело в том, что в почтовой службе больше шансов на потерю письма или задержку его доставки адресату.

Если контрагент находится в другом регионе, его можно проинформировать по электронной почте или по факсу. О внесении изменений в расчетный счет лучше всего уведомлять контрагентов в день их внесения.

Как отправить письмо

Поскольку реквизиты являются важнейшей частью официальной документации, обо всех изменениях, связанных с ними, желательно рассылать «естественным» способом. Это позволяет обеспечить доведение информации о новых реквизитах до сведения контрагентов, особенно если эти сообщения направляются заказным письмом с уведомлением о вручении.

В крайнем случае можно комбинировать разные варианты доставки: например, совместить электронное или факсимильное сообщение с доставкой Почтой России. Это позволит, с одной стороны, как можно скорее уведомить участников об изменениях, а с другой стороны, позволит отправителю иметь доказательства того, что соответствующее письмо было отправлено своевременно и получено адресатом.

Как составить уведомление

Уведомление заполняется по аналогии с информационным письмом. Уточнить:

• причина изменения реквизитов. Например, что вы закрываете счет и открываете новый;
• день, когда предыдущий счет был закрыт;
• день открытия нового счета;
• дата, с которой должны быть произведены платежи согласно текущей информации;
• информация о новом счете (название банка, ваш БИК, номер счета и ц/с в банке).

Уведомление подписывается владельцем компании или лицом, уполномоченным им по доверенности.

Используйте шаблон уведомления для заполнения:

______________________________________ (название компании) направление: ______________________________, телефон факс: _________, адрес электронной почты почта: _____________________ от _________________________________ (название компании) направление: ______________________________, телефон факс: __________, адрес электронной почты почта: _____________________ ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ #___ об изменении данных юридического лица Направляю в Ваш адрес информацию об изменении данных _____________________________ (название компании) Требования ___________________________________________: __________________________ «__»__________________ Г. ___________________/___________________________________/ (подпись) (полное имя) ВЕЧЕРА

А это образец уведомления:

Как уведомить заказчика об изменениях

Уведомление происходит сразу после того, как исполнитель изменил данные. Письменная информация передается лично, курьером или по почте, ценным письмом с подтверждением доставки. При необходимости дополнительно направить копию заказчику в электронном виде. Но юридически действительна только та форма документа, которая определена в госконтракте (например, письменная).

При подаче уведомления проверьте, оговорен ли в договоре исключительный адрес контрагента для направления юридически значимых сообщений, в том числе адрес электронной почты. Если адрес согласован, отправьте ему уведомление. Исключение — если известно, что он недостоверен (п. 64 Постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25).

Если такой адрес не указан в договоре, направьте уведомление по указанному адресу:

• в ЕГРЮЛ, если контрагентом является юридическое лицо;
• в ЕГРИП, если контрагентом является ИП.

Если уведомление доставлено по этому адресу, оно регистрируется как полученное, даже если лицо отсутствует (п. 3 ст. 54, п. 3 ст. 23 ГК РФ).

При подаче дополнительного соглашения руководствуйтесь теми же правилами, что и при подаче уведомления. Если адрес электронной почты оговорен в договоре как исключительный адрес для отправки юридически значимых сообщений, вы все равно должны направить контрагенту курьером или почтой проект дополнительного соглашения, подписанный вами. В этом случае рекомендуем вам отправить уведомление об изменении счета на электронную почту и указать, что вы подготовили, подписали и отправили дополнительное соглашение к договору курьером (почтой) на адрес контрагента.

ВАЖНО: Подрядчик должен убедиться, что покупатель принял этот документ. Это можно сделать, запросив у получателя номер записи и дату или расписку в получении. В противном случае в период доставки уведомления деньги будут переведены на ваш старый расчетный счет.

Когда уведомление не отправляют

Еще на этапе подачи заявки на участие в госзакупках от потенциального поставщика требуется предоставление общей и банковской информации. Это необходимо для оформления договора после аукциона. Следовательно, если организация при подготовке оферты находится в процессе изменения каких-либо из вышеперечисленных данных, то она должна указать новые данные в заявке. Кроме того, такая информация будет доступна заказчику только после заключения договора, когда внесение изменений уже невозможно. Следует помнить, что до истечения срока подачи заявок на конкурсные торги участник вправе отозвать предложение, внести коррективы и подать его повторно.

В случае, если заявка уже подана, участник выиграл тендер, и возникла необходимость изменить реквизиты на этапе заключения договора, вместо уведомления составляется протокол разногласий.

Смена наименования или организационно-правовой формы

При изменении наименования или организационно-правовой формы компании также необходимо уведомить контрагентов. Фактически в данной ситуации могут измениться следующие платежные реквизиты компании:

• только организационно-правовая форма (например, при изменении формы ОАО на АО или ПАО в соответствии с ФЗ № 99 от 05.05.2014 г);
• наименование фирмы;
• ИНН (например, при изменении организационно-правовой формы с ЗАО на ООО).

Так как данные компании важны для банка для зачисления и списания средств с расчетного счета организации, важно также незамедлительно уведомлять контрагентов об их изменении. К уведомлению целесообразно приложить регистрационный лист в ЕГРЮЛ, выданный ФНС.

Образец письма о смене реквизитов организации

Уведомление контролирующих органов

До июля 2014 года компании должны были уведомлять налоговые органы об открытии и закрытии банковских счетов. Теперь вам не нужно этого делать. Ответственность за такие уведомления возложена на банки, в соответствии с приказом ФНС № ММВ-7-14/от 23.05.2014/.

Что будет, если не уведомить контрагентов

Если контрагенты не будут уведомлены об изменении платежных реквизитов в кратчайшие сроки, они не смогут обеспечить своевременное перечисление необходимых платежей. Кроме того, получатель переводов не сможет требовать уплаты пеней и штрафов, так как вина в просрочке будет на них. Это значит, что обращение в суд по данному вопросу не приведет к вашему положительному решению.